Enregistrement rapide et facile
L’enregistrement immédiat et la sortie prennent chacun moins de 8 secondes. Les réservations anticipées ne prennent que quelques secondes de plus. Lors de l’enregistrement et du départ des clients, le personnel de la réception peut facilement vérifier les détails à partir du tableau de bord principal. Le personnel peut également rechercher des informations sur les clients par nom, numéro de facture, type de chambre, etc. En outre, il est possible de générer facilement un écran partagé pour plusieurs salles et un écran individuel pour une seule salle.
Cartes d’étage par pointage et clic
Les bureaux qui sont disponibles sont identifiés par des points verts. Ceux qui sont en service sont identifiés par des points rouges. Il suffit de cliquer ou de toucher* un point vert pour sélectionner votre bureau.
✔ Utilisation de l’écran tactile facultatif
Interaction PBX
DeskFlex se connecte à votre PBX Nortel, Avaya ou Cisco pour s’en assurer :
Votre téléphone sonne à votre bureau.
Votre voyant de message en attente fonctionne.
Vous ne pouvez passer des appels extérieurs qu’après vous être enregistré.
Si vous oubliez de vous enregistrer, vous êtes automatiquement libéré pour la nuit.
Versions PBX prises en charge
Navigateur web et accès au kiosque local
Une ou plusieurs bornes DeskFlex permettent de sélectionner facilement, depuis votre bureau, un bureau situé à proximité d’un collègue ou dans votre espace de travail préféré. Une autre option consiste à réserver un bureau par l’intermédiaire de l’intranet de l’entreprise depuis votre domicile. Vous pouvez également trouver des collègues par l’intermédiaire de DeskFlex pour collaborer ensemble.
Poste de travail synchronisé en temps réel
Maximisez votre espace de bureau afin d’utiliser tout votre immobilier disponible. Si vous disposez de 100 espaces de travail, attribuez-les de manière à ce que l’ensemble de votre personnel puisse réserver ces postes de travail en cas de besoin, qu’il s’agisse de déplacements ou de télétravail. Les employés peuvent vérifier en temps réel l’état des réservations afin de s’assurer qu’ils disposent d’une zone de travail, d’un endroit pour se garer et d’un téléphone ou d’un autre équipement nécessaire à utiliser.
Réservations à l’avance
Le personnel peut facilement choisir et réserver des espaces de travail à l’avance pour une date particulière ou une série de dates. DeskFlex vous permet également de réserver des blocs de chambres à des tarifs spéciaux pour des entreprises affiliées, des réservations de groupe ou des événements spéciaux. Fixez des dates de retour de l’inventaire pour que le personnel sache quand retourner le matériel. Et le matériel non utilisé peut être retourné automatiquement.
Réservation de groupe et communication avec les invités
Gérez facilement les réservations de groupe grâce à une interface simplifiée et appliquez les règles de groupe en fonction de n’importe quel scénario de facturation ou de paiement. Envoyez des messages automatiques avant et après le séjour pour informer et attirer vos invités. Réservez, bloquez, retenez ou annulez des salles en un seul clic. Acceptez les dépôts et les paiements en toute simplicité. Définissez des alertes pour éviter toute erreur lors de l’enregistrement ou du départ de vos clients.
Rapports d’occupation
Les rapports de gestion permettent de mesurer avec précision le taux d’occupation total ou par type de bureau, de sorte que le nombre total ou la combinaison de bureaux peut être ajusté pour répondre à la demande des clients et économiser davantage de dépenses immobilières dans les mois à venir. Générer des factures et des règlements avec DeskFlex. Celles-ci sont imprimables et sont regroupées de manière pratique pour les différents clients.
Programmation des salles de réunion/conférence
Notre produit fournit une méthode rationalisée pour organiser et gérer la programmation des espaces de bureau, des salles de conférence et des équipements de bureau. Notre système de réservation de salles de conférence vous offre une grande souplesse de personnalisation. Tout utilisateur peut facilement effectuer des réservations via l’intranet de votre organisation ou un kiosque. Imaginez, par exemple, que votre organisation dispose de 10 salles de réunion. Les utilisateurs consultent la disponibilité des salles et font des réservations depuis leur bureau, voire depuis chez eux. DeskFlex peut être personnalisé pour les clubs, les universités ou les bibliothèques publiques où les salles doivent être réservées à l’avance.
Calendrier Outlook®
L’organisation d’une réunion ou d’un événement peut être assez difficile, mais il est parfois tout aussi difficile de faire venir les gens à l’événement. Plutôt que d’envoyer des courriers électroniques en masse, de nombreuses organisations et entreprises se tournent vers les calendriers en ligne pour joindre facilement leur personnel. Les calendriers en ligne permettent aux organisateurs de déterminer le meilleur moment pour programmer un événement. DeskFlex s’intègre au calendrier Outlook pour faciliter la planification et les réservations.
Profils des utilisateurs
Les chevauchements et les doubles réservations peuvent être frustrants, mais avec DeskFlex, les utilisateurs peuvent voir les autres employés de l’entreprise. L’intégration de DeskFlex simplifie la planification et la réservation de l’espace et des équipements. Vous pouvez, directement depuis Outlook, créer, modifier, visualiser et annuler des réservations, le tout d’un simple clic de souris. Vous pouvez également coordonner votre planning avec celui des autres employés.
