Les systèmes de réservation de salles de DeskFlex libèrent automatiquement une salle de réunion lorsque personne ne confirme ou ne se présente à la réunion. Le logiciel de protection des réunions vacantes de DeskFlex libère l’espace dans le délai par défaut du système, qui est de quinze (15) minutes. L’utilisateur peut également fixer un délai avant que le logiciel n’annule la réunion et ne libère la salle de conférence pour que d’autres utilisateurs puissent la réserver.
Protection des réunions Vacantes
Réunion Annulée Et Absence
Une réunion annulée ou une absence se produit lorsque personne ne se présente à la session ou lorsque le lieu de la réunion change mais personne ne met à jour le calendrier. Les systèmes de réservation de salles de réunion DeskFlex permettent d’éviter que les anciens programmes de conférence récurrents ne s’empilent dans vos salles de réunion.
Les employés peuvent s’enregistrer dans la salle de conférence en scannant le code QR sur l’écran de la salle sans contact. Lorsque personne ne se connecte à la salle de réunion, le logiciel de planification des salles de réunion DeskFlex libère automatiquement la réservation après 15 minutes par défaut ou après l’heure fixée par l’organisateur de l’événement.
Notification Par Courriel, Texte Et Application Mobile
Lorsque le système annule la réunion, le logiciel DeskFlex envoie une notification par courrier électronique informant l’organisateur de l’événement et toutes les personnes invitées à la session de la conférence annulée. Le système envoie également des alertes par SMS et par application mobile pour informer les autres membres qui pourraient être en déplacement au moment des changements. Les autres utilisateurs peuvent immédiatement voir que la salle de réunion est disponible pour la réservation.