Szybkie i łatwe zameldowanie
Natychmiastowe zameldowanie i wymeldowanie zajmuje mniej, niż 8 sekund. Rezerwacje z wyprzedzeniem trwają jedynie parę sekund więcej. Po zameldowaniu i wymeldowaniu gościa personel recepcji może w prosty sposób sprawdzić szczegóły na głównym pulpicie. Załoga może również wyszukiwać informacje o gościach według nazwiska, numeru faktury, typu pomieszczenia itd. Dodatkowo, można łatwo wygenerować dzielony ekran dla wielu sal oraz pojedynczy ekran dla jednej sali.
Mapy pięter typu “Wskaż i kliknij”
Dostępne biurka są oznaczone zielonymi kropkami. Te, które są w użyciu zidentyfikowane są kolorem czerwonym. Wystarczy nacisnąć lub dotknąć* zieloną kropkę by wybrać swoje biurko.
✔ Używając opcjonalnego ekranu dotykowego
Interakcja PBX
DeskFlex łączy się z państwa Nortel, Avaya lub Cisco PBX, aby zapewnić, że:
Państwa telefon zadzwoni na Państwa biurku.
Państwa światło sygnalizujące oczekiwanie na wiadomość jest sprawne.
Mogą Państwo dokonywać połączęń zewnętrznych jedynie po odprawie.
Są Pańśtwo automatycznie wymeldowywani w ciągu nocy, jeżeli zapomną Państwo zrobić to sami.
Wspierane wersje PBX
Przeglądarka sieciowa i dostęp do lokalnego kiosku
Kiosk DeskFlex umożliwia łatwy wybór, z biura, biurka obok współpracownika lub w preferowanej przez Państwo przestrzeni biurowej. Inną opcją jest rezerwacja biurka przez firmowy intranet z domu. Mogą Pańśtwo także przemieszczać współpracowników przez DeskFlex, aby razem współpracować.
Terminal zsynchronizowany w czasie rzeczywistym
Mogą Państwo zmaksymalizować przestrzeń biurową, by wykorzystać całą dostępną powierzchnię. Jeżeli mają Państwo 100 stanowisk, to mogą je Państwo przydzielić tak, żeby wszyscy pracownicy mogli rezerwować je w razie potrzeby, obojętne czy podróżują, czy zdalnie pracują. Pracownicy mogą w czasie rzeczywistym sprawdzić stan rezerwacji, aby upewnić się, że mają miejsce do pracy, miejsce parkingowe oraz telefon czy inne niezbędne wyposażenie.
Zaawansowane rezerwacje
Załoga może łatwo wybierać i rezerwować stanowiska z wyprzedzeniem na konkretną datę lub zakres dat. DeskFlex pozwala również na ustalenie pakietów pomieszczeń po specjalnych cenach dla stowarzyszonych przedsiębiorstw, rezerwacji grupowych lub specjalnych okazji. Można ustalić terminy zwrotu wyposażenia, więc personel będzie wiedział, kiedy oddać wszystkie rzeczy. A nieużywany sprzęt może zostać zwrócony automatycznie.
Rezerwacje grupowe i komunikacja z gośćmi.
Mogą państwo łatwo zarządzać rezerwacjami grupowymi przez usprawniony interfejs i zastosowywać reguły grupowe by sprostać każdemu scenariuszowi rachunków i opłat. Jest też możliwe wysłanie automatycznych wiadomości przed i po pobycie, aby poinformować i przyciągnąć Państwa gości. Do rezerwacji, zablokowania, przytrzymania lub odwołania pomieszczeń wystarzcy jedno kliknięcie. W prosty sposób mogą Państwo pobierać depozyty i płatności. Da się ustawić alerty, by uniknąć jakichkolwiek błędów przy zameldowywaniu gości.
Raporty na temat obłożenia
Raporty na temat zarządzania umożliwiają trafne pomiary obłożenia w całości lub według typu biurek, dzięki czemu łączną liczbę lub zestaw biurek można dostosować by sprostać wymaganiom klientów i zaoszczędzić więcej środków związanych z wydatkami na nieruchomości w przyszłych miesiącach. Możliwe jest generowanie faktur i rozliczeń przy pomocy DeskFlex. Mogą je Państwo wydrukować i przystępnie grupować razem dla różnych klientów
Harmonogramy sal konferencyjnych/sal do spotkań
Nasz produkt zapewnia sprawną metodę organizowania i zarządzania harmonogramami przestrzeni biurowej, sal konferencyjnych i wyposażenia biurowego. Każdy użytkownik może łatwo dokonywać rezerwacji przez intranet Państwa firmy lub kiosk. Mogą Państwo wyobrazić sobie na przykład, że państwa firma ma 10 dostępnych sal do spotkań. Użytkownicy sprawdzają dostępność i dokonują rezerwacji ze swoich stanowisk albo nawet z domu. DeskFlex może być dostosowany do pracy z publicznymi klubami, uniwersytetami lub bibliotekami, gdzie pomieszczenia muszą być rezerwowane z wyprzedzeniem.
Harmonogramy Outlook®
Organizowanie spotkania lub wydarzenia jest często wystarczającym wyzwaniem, ale ściąganie tam ludzi może być tak samo trudne. Niektóre firmy zamiast wysyłać masowo emaile, zwracają się do kalendarzy online, by łatwo powiadomić personel. Kalendarze online pozwalają planującym spotkania ustalić najlepszy termin dla danego wydarzenia. DeskFlex integruje się z kalendarzem Outlook, by sprawić, że harmonogramy i rezerwacje staną się proste.
Profile użytkowników
Nakładanie się i podwójne rezerwacje mogą być frustrujące, ale z DeskFlex użytkownicy mogą widzieć innych pracowników firmy. Integracja DeskFlex upraszcza tworzenie harmonogramów oraz rezerwowanie przestrzeni i wyposażenia. Mogą Państwo, bezpośrednio przez Outlook, modyfikować, tworzyć, obserwować i odwoływać rezerwacje przy pomocy kliknięć myszy. Możliwe jest też koordynowanie Państwa harmonogramów z innymi.