Les secrets de la création d'une main-d'œuvre hybride heureuse avec le système de réservation de bureau

De nombreuses entreprises évaluent actuellement leurs objectifs et visions de « retour au travail ». Ils cherchent à déterminer s’il faut ou non faire venir de la main-d’œuvre sur le lieu de travail, comment conserver les précautions de sécurité et dans quel type de biens immobiliers investir. travail à distance. Le «futur du travail» est là. Les entreprises doivent permettre un lieu de travail hybride tout en utilisant les réservations de bureau.

Un phénomène post-pandémique : le lieu de travail hybride

Quelle est la définition d’un lieu de travail hybride ? Un lieu de travail hybride donne la priorité à la flexibilité et s’adapte à la fois aux employés au bureau et à distance. Ces pratiques sont désormais la référence pour les entreprises qui ramènent leurs travailleurs qualifiés au bureau tout en soutenant leurs travailleurs à distance. La réservation de bureau gagne progressivement du terrain comme l’un des moyens les plus efficaces d’améliorer les environnements de travail et de les adapter à une main-d’œuvre plus diversifiée qui leur permet de travailler de manière efficace et productive. Les organisations doivent installer une solution de planification de bureau, comme celles utilisées dans les universités, comme un logiciel de planification pour les collèges pour gérer les plans de sièges et permettre la flexibilité du lieu de travail car elles accueillent le paradigme de la main-d’œuvre hybride heureuse. Bien que cela puisse sembler être une entreprise complexe, la mise en œuvre d’un outil de planification de bureau améliorera et enrichira l’expérience de travail d’un membre de l’équipe. Il leur fournira toutes les ressources dont ils pourraient avoir besoin via une interface unique et facile à utiliser.

Pourquoi l’utilisation d’un logiciel de réservation de salles crée une main-d’œuvre heureuse

Établir une approche de travail hybride semble impossible sans les outils nécessaires. Un logiciel de réservation de salles vous permet de gérer le temps de vos employés aussi bien à distance qu’au bureau. Un logiciel de réservation de bureau fiable vous aide à :

• Simplifiez la configuration des bureaux, des salles de réunion et des espaces de collaboration pour tous vos employés.
• Vous permet de définir et d’implémenter des restrictions de réservation d’espace. Permet à votre personnel de gérer ses postes de travail et de pratiquer la confidentialité si nécessaire.
• Permet la téléconférence, ce qui est essentiel car une partie importante de la main-d’œuvre travaille à domicile.
• Distance de sécurité, capacité de la salle et autres mesures pour vous assurer que vous respectez les règles de sécurité.
• L’aide à l’orientation assiste les personnes dans leur navigation.
• Fournit une transparence basée sur les données dans l’utilisation réelle de l’espace, ce qui améliore l’utilisation de l’espace.

Utiliser des solutions de réservation de salles pour permettre un travail hybride harmonieux

Vos employés peuvent travailler dans un modèle hybride à l’aide d’un logiciel de réservation de salles car il fournit 

• Solutions de réservation sans contact et en déplacement
• Fonctionnalité d’hôtellerie de bureau
• Réservation d’un espace collaboratif
• Contrôle des procédures de désinfection et de sécurité
• Intégrations avec la visioconférence
• Métriques d’utilisation de l’espace

1 : Options de réservation sans contact et en déplacement

Les membres de l’équipe devront toujours planifier des salles de conférence et des lieux de travail privés, même s’ils ne sont dans le bâtiment que quelques jours par semaine à l’avenir. Les employés peuvent organiser des lieux de travail collaboratif, tels que des conférences et des espaces privés, à l’aide d’un logiciel de gestion de salle de réunion. Les utilisateurs peuvent également scanner et réserver des chambres depuis leur téléphone portable ou leur tablette grâce aux codes QR et à la signalisation numérique sur l’ensemble du lieu de travail, offrant une expérience plus polyvalente. Les salles de conférence extérieures, les tablettes ou les kiosques permettent de réserver rapidement un espace de travail ou de lire des informations en une seule touche, offrant à votre personnel une expérience plus interconnectée et dynamique.

2: Fonctionnalité d’hébergement de bureau

La réorganisation des espaces de travail après une épidémie peut être coûteuse et chronophage. Pourtant, votre personnel ne veut pas retourner au lieu de travail à aire ouverte avec des sièges et des postes de travail réservés. Une solution de réservation de salles pour l’hébergement de bureaux est une stratégie technologique de restructuration du lieu de travail qui permet une adoption rapide, un accès 24h/24 et 7j/7 aux espaces de travail et une gestion précise des entrées et des disponibilités. Les responsables de bureau peuvent utiliser l’hôtellerie de bureau pour créer des zones sûres et « inutiles » afin de préserver les normes de distance sociale et les groupes de bureau pour les équipes et les départements. Ils peuvent également suivre efficacement qui s’est assis où dans un scénario de recherche de contact lorsqu’un membre de l’équipe est infecté par le virus.

3 : Environnements collaboratifs

Les travailleurs veulent de la sécurité et de la flexibilité lorsqu’ils retournent au travail. Néanmoins, ils doivent également pouvoir dialoguer avec leurs collègues dans un environnement réglementé et sûr. L’emplacement et la planification de la main-d’œuvre nécessaires dans ces lieux sont fournis via des solutions de réservation de salles

4 : Assainissement et sécurité

La réouverture des installations sur le lieu de travail nécessite une distanciation sociale, des masques, une dédensification des bureaux d’entreprise et des initiatives de désinfection. Les organisations peuvent se coordonner avec les services de nettoyage et les initiatives de ventilation en utilisant une solution de réservation de salle pour promouvoir le bien-être des membres de l’équipe. Le personnel peut scanner des codes QR ou soumettre des ordres de travail pour que les installations soient désinfectées après chaque utilisation ou voir des difficultés avec un modèle de réservation de salle holistique qui permet aux gestionnaires d’installations de planifier des nettoyages après les zones utilisées. Les employeurs doivent être conscients de l’importance de la ventilation lors du retour au travail.

5 : Intégrations pour la visioconférence

Le retour au travail est hybride, ce qui indique qu’une partie importante de la population active continuera à travailler à distance. En revanche, d’autres retournent au bureau. Les entreprises devront être entièrement intégrées pour les technologies de téléconférence afin de préserver la communication et la productivité au sein de la main-d’œuvre. Ces interactions sont cruciales pour assurer des communications plus rapides entre les travailleurs, mener des réunions réussies et gérer des équipes dispersées avec un responsable de salle de conférence.

6 : Métriques pour l’utilisation de l’espace

Depuis le déclenchement de la pandémie de COVID-19, les dépenses immobilières sont devenues une préoccupation importante pour les organisations. De nombreuses entreprises ont des bureaux vacants depuis plus d’un an, et certaines ont réduit ou réorganisé leurs emplacements. Les entreprises doivent avoir un aperçu de leur consommation d’espace lorsqu’elles planifient le retour au travail pour mesurer :

• Ce qu’ils font avec leurs domaines
• Quels sont les domaines les plus utilisés ?
• Quelles parties du bureau sont les plus occupées ?
• Comment les gens sont disposés dans leur environnement de travail
• À quelle fréquence utilisez-vous un logiciel de planification ?

Un système de réservation de salles peut suivre et fournir ces données, aidant les entreprises à déterminer si leurs installations sont sous-utilisées et ainsi à économiser de l’argent et de l’immobilier. Apporter des modifications à votre espace commercial, telles que l’adoption d’une technologie plus intégrée, l’élimination des lieux d’activité à fort contact et la reconsidération de la réduction des effectifs en fonction de la surveillance de la fréquentation, peut aider votre entreprise à devenir plus efficace et à réduire les risques liés à l’immobilier.

Quelle est la différence entre un bureau dédié et un bureau partagé ?

Pour les configurations sur site, le partage de bureau est davantage une méthode à la demande et prête à l’emploi. Il permet aux employés de se rendre directement aux postes de travail et aux espaces disponibles et de les réserver sur-le-champ. La salle est alors sécurisée pour répondre à leurs besoins, mais c’est aussi une solution très adaptable. Les postes de travail dédiés, en revanche, sont à l’opposé des hot desks. Ce sont des postes de travail dédiés à un seul membre de l’équipe, un groupe ou un service. Ils ne sont pas partagés et ne peuvent pas être utilisés comme « hot desk » car ils sont attribués à une seule personne à la fois.

Point à retenir

Avant que les membres de votre équipe ne reprennent le travail, organisez-vous et adaptez-vous à un lieu de travail hybride. La solution de planification des salles et des ressources de DeskFlex est un système hautement personnalisable et évolutif qui fournit une réservation d’espace transparente, une vidéoconférence interactive et des mesures de désinfection et de sécurité cohérentes. Il possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour créer un lieu de travail hybride bien géré, même avec des employés distants et sur site. Déterminer les besoins de votre entreprise vous aidera à décider quels outils et équipements conviennent pour rationaliser vos opérations. Trouver et mettre en œuvre les bonnes méthodes pour votre équipe permet d’atteindre efficacement les buts et objectifs de votre entreprise malgré les circonstances malheureuses.