Système de gestion de salle : garantir le retour en toute sécurité des employés

Lorsque vous regardez la plupart des bureaux, vous remarquerez qu’environ la moitié des postes de travail sont inoccupés et ont besoin de Room Manager System pour les gérer. Les personnes qui travaillent à domicile, travaillent dans un endroit éloigné, sont absentes du lieu de travail ou travaillent ailleurs sont quelques-unes des raisons du faible taux d’occupation des bureaux.

Avec un coût annuel estimé à 10 000 $ par poste de travail, il est simple de voir combien ces postes de travail vides coûtent à l’entreprise, gaspillent de précieuses ressources et augmentent l’impact environnemental.

L’épidémie de COVID-19 a été un défi pour des milliards de personnes dans le monde. La pandémie pesant toujours sur les normes sociétales, de nombreuses activités personnelles et professionnelles sont soumises à des limitations strictes.

Pourtant, il y a un rayon de lumière au bout du tunnel. De nombreux pays commencent maintenant à se défaire de leurs contraintes et à entamer le long voyage de retour à la normale. Les entreprises assurent un retour en toute sécurité à leurs employés tout en respectant les protocoles de distance sociale en utilisant le système de gestion de salle.

Retour au travail en toute sécurité

Le retour au travail d’une main-d’œuvre hybride dans des environnements d’espace de travail hybrides sera crucial pour la transition de la configuration du travail à distance. De nombreuses personnes à travers le monde ont dû travailler à domicile dans des délais serrés en raison des fermetures. Bien que cela présente certains avantages, ce n’est pas toujours une réponse viable à long terme pour le paysage de l’emploi.

Lorsque les employés travaillent ensemble dans les bureaux sur site, ils peuvent interagir et collaborer plus efficacement que lorsqu’ils le font virtuellement. Ils sont également plus forts pour coordonner les opérations en tant que groupe lorsqu’ils collaborent avec d’autres divisions de l’entreprise. Ils se sentent également plus connectés et moins seuls, ce qui peut avoir un impact significatif sur leur santé mentale et leur qualité de vie.

C’est aussi crucial d’un point de vue corporatif. Votre entreprise pourrait être l’une des nombreuses entreprises qui paient actuellement le loyer, les services publics, la connectivité et d’autres frais généraux pour une propriété commerciale inoccupée. Par conséquent, la préparation de ces installations pour un retour progressif et sûr à l’espace de travail est vitale pour tous les départements concernés. Néanmoins, les entreprises doivent l’exécuter correctement pour fournir des mesures de distance de sécurité adéquates à une main-d’œuvre hybride.

Gérer un retour en toute sécurité au bureau

Les répercussions de la mise en place d’une mauvaise technique de retour au travail pourraient être désastreuses. Pour commencer, cela pourrait mettre la santé de la main-d’œuvre en danger en posant un risque important d’épidémie d’infection. Cependant, il y a des ramifications pour l’ensemble de l’entreprise.

Vous devrez respecter certaines obligations légales en ce qui concerne la réouverture des installations. Ne pas y répondre pourrait entraîner des poursuites judiciaires de la part de personnes qui pourraient estimer que vous avez compromis leur santé et leur bien-être. Si ces problèmes sont rendus publics, vous risquez de nuire à l’image et à la crédibilité de votre marque sur votre marché.

Il est également essentiel de maintenir une main-d’œuvre hybride robuste. Pour maximiser l’efficacité de votre entreprise, vous devez autoriser autant de personnes que nécessaire sur le lieu de travail à l’aide d’un logiciel de planification de salle en ligne.

Tout cela prendra du temps, mais il est essentiel de remettre vos employés sur le lieu de travail le plus tôt possible. Une fermeture prolongée pourrait être un obstacle important au développement des revenus et à la durabilité opérationnelle. Et, avec un ralentissement à l’horizon, chaque dollar sera crucial pour rester à flot et rentable.

Trier toutes les informations peut sembler compliqué, mais c’est essentiel.

La solution

La technologie intégrée est la clé pour développer votre structure de retour au travail optimale. C’est le moyen le plus efficace de connecter les liens et d’assurer à tous que vous protégez tout le monde sur le lieu de travail. Avec autant d’aspects à prendre en compte concernant l’horaire de travail, les mesures de distanciation sociale et la désinfection, vous devez porter une attention particulière à chaque détail.

Il est possible de déployer les éléments suivants avec un système basé sur la technologie tel qu’un logiciel de gestion de l’espace de travail qui fonctionne à la fois sur mobile et sur ordinateur :

• Gestion de l’espace de travail

Personnalisez votre espace de travail pour vous conformer aux méthodes de sécurité. Utilisez des fonctionnalités de blocage pour les réservations de bureaux afin de séparer les employés actifs et de réduire les limitations de capacité des salles de conférence.

• Flexibilité des horaires de travail

La main-d’œuvre doit connaître ses heures de travail, sa désignation de siège ou d’espace de travail et qui sera sur le lieu de travail ce jour-là. Cela permet également d’alterner les quarts de travail et de développer des configurations mi-bureau, mi-domicile adaptées aux besoins de chaque membre de l’équipe.

• Recherche des contacts

Lorsqu’un collègue est infecté par le virus, vous pouvez réagir immédiatement. Déterminez où ils sont allés, quand ils y sont allés et qui ils ont côtoyé. Vous pouvez également fermer les bureaux ou les amphithéâtres pour un nettoyage en profondeur. Ainsi, informez tout autre membre du personnel engagé qu’il devra travailler à distance.

Avoir un logiciel de gestion de salle de réunion qui peut aider votre entreprise à mettre en œuvre avec succès un retour au bureau en toute sécurité. Néanmoins, vous devez également tenir compte des aspects clés que votre entreprise doit évaluer avant de définir la « nouvelle normalité » pour votre entreprise.

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Le système Room Manager est essentiel dans les lieux de travail hybrides

L’intégration d’un logiciel de gestion de l’espace de travail peut vous aider à économiser de l’argent sur les coûts immobiliers. Par conséquent, cela permettra également à votre entreprise de fonctionner efficacement et à la satisfaction de vos clients.

#1. Distanciation sociale efficace dans les espaces de bureau

 La première étape pour rendre la distanciation sociale efficace pour votre entreprise consiste à déterminer le nombre d’employés pour une période donnée. Cette valeur pourrait être de 50 % ou plus de la capacité d’origine pour plusieurs entreprises. Vous devez déterminer ce qui convient le mieux à votre entreprise et à vos employés. Il est préférable de le comprendre à l’avance afin de ne pas compromettre la sécurité de tous.

#2.Limiter la disponibilité des espaces de travail

Pour favoriser une meilleure distanciation sociale, évaluez et modifiez la disposition actuelle des sièges sur votre lieu de travail et la capacité des salles de réunion.

Les organisations peuvent définir des limites de capacité. Pour établir des techniques de distanciation sociale, utilisez un système de réservation de salles basé sur le Web comme DeskFlex pour réguler à distance les limites de places assises de l’espace de travail. Vous pouvez appliquer le zonage de bureau pour des équipes particulières ou des quarts de travail fractionnés.

#3. Désignation du bureau des membres de l’équipe

Vous devez planifier et gérer l’espace personnel de votre main-d’œuvre hybride. Aidez vos employés à travailler en toute sécurité avec des désignations de bureau prédéfinies avec le système de planification des salles de conférence.

Les entreprises peuvent utiliser DeskFlex pour planifier à l’avance l’aménagement de l’espace de travail. Envoyez des notifications de réservation à vos collègues grâce aux directives du système de gestion de l’espace de travail à faible contact via des codes QR.

Les organisations peuvent utiliser des technologies de capteurs. Ces innovations génèrent des informations qui permettent à l’administrateur d’utiliser efficacement l’espace. Cela peut aider à minimiser l’utilisation de l’espace et les coûts réels. L’adoption de ces technologies peut aider l’organisation à améliorer le moral du personnel et la durée de vie de l’entreprise.

#4. Méthodes logicielles de réservation de bureau à faible contact

Un administrateur de bureau n’a pas à être celui qui garde une trace de tout. Les employés dans des environnements d’espace de travail hybrides peuvent utiliser leur téléphone pour programmer, enregistrer et sortir des espaces de bureau.

 #5. Vérification des invités et processus d’enregistrement à faible contact

Les entreprises doivent considérer plus que leurs employés. De nombreuses industries doivent accueillir des invités et accepter des travailleurs supplémentaires sur place. Les employés et les invités peuvent s’enregistrer à l’aide d’un code QR avec leurs propres appareils pour une surveillance intuitive des invités.

Le logiciel amélioré de planification des installations de DeskFlex permet aux entreprises de pré-enregistrer les invités. Il gère les autorisations d’accès via une équipe centralisée. Cette méthode assure la sécurité de leurs invités tout en améliorant le bien-être de l’organisation et des membres de l’équipe.

 #6. Suivi des contacts et collecte de données

Lorsqu’un visiteur ou un travailleur entre dans l’installation, les balises Bluetooth envoient un signal au serveur central. Il garde une trace de l’activité de connexion des utilisateurs, des réservations, des informations personnelles et de l’emplacement du bureau. D’autres balises Bluetooth rattrapent les signaux cellulaires des utilisateurs lorsqu’ils se déplacent dans l’installation. Ils gardent une trace de l’endroit où ils se trouvent à un moment donné.

L’outil Contact Tracing de DeskFlex peut rapporter les informations géographiques de l’utilisateur en fonction des signaux enregistrés dans les balises Bluetooth. Cet outil est utile, en particulier lorsqu’un invité ou un membre de l’équipe présente des symptômes du virus et finit par devenir positif.

#7. Assurer l’assainissement de l’espace de travail

Planifier les horaires de nettoyage et les inspections pour tous les départements. Les administrateurs doivent garantir l’hygiène des environnements de travail hybrides et la sécurité des employés. L’équipe de maintenance doit désinfecter les postes de travail et les salles de conférence après utilisation. La désinfection programmée réduit la propagation des maladies possibles pour assurer la sécurité des travailleurs et leur assurer la tranquillité d’esprit.

Lorsqu’un membre de l’équipe quitte un lieu de travail, les utilisateurs peuvent utiliser le logiciel de gestion de l’espace de travail pour demander la désinfection du bureau. En fonction du trafic dans certaines zones de l’établissement, l’équipe de maintenance peut opter pour des demandes de « routine » ou de « nettoyage en profondeur », comme conseillé.

Comment le logiciel de réservation d’espace aide les environnements d’espace de travail hybrides

Une nouvelle façon de travailler nécessite des systèmes logiciels créatifs de réservation d’espace. Les environnements d’espace de travail hybrides nécessitent un logiciel de réservation de salles d’espace de travail qui facilite la flexibilité et optimise la gestion de l’utilisation de l’espace. Pour fonctionner avec succès, les établissements utilisent désormais un système de réservation de bureau. De plus, un service de réservation de chambres en ligne exceptionnel facilite efficacement les méthodes de transition stables et faciles. Ce qu’il peut fournir est le suivant :

Transition sans tracas de la maison au bureau

Le COVID-19 a renforcé la demande d’horaires de travail flexibles chez la plupart des employés. Les fonctionnalités incluses dans le système de réservation de bureau DeskFlex simplifient la gestion efficace des lieux de travail. Les employés peuvent rechercher et réserver des bureaux à l’aide de n’importe quel appareil. Ils peuvent également faire des demandes en libre-service ou faire autoriser des demandes par des superviseurs. Les travailleurs ont la liberté de choisir le réglage dans un système Room Manager. Cela peut les aider à être très productifs, un outil vital à la disposition de toute entreprise.

Protéger la santé et le bien-être des employés

La réservation de bureau est plus qu’un simple logiciel administratif utile. Cela peut aider à protéger le bien-être général des employés tout en atténuant les préoccupations sociales qu’ils pourraient avoir concernant le retour dans un bureau installé. La réservation de bureau est également un bon outil d’enregistrement, ce qui peut devenir très important à mesure que les entreprises visent des mesures de sécurité plus strictes.

Augmentation de l’efficacité grâce à l’utilisation de l’espace au sol

La capacité à produire des données en visualisant les taux de réservation de bureau et en analysant les tendances et les modèles est l’un des éléments les plus importants de la réservation de bureau. Ces informations peuvent aider à créer des plans d’installation et affecter les décisions d’achat à long terme, augmentant peut-être la rentabilité.

Conclusion

Les lieux de travail sont confrontés à la nécessité d’évoluer en raison de l’évolution constante des besoins et des exigences des entreprises. Le logiciel de gestion de l’espace de travail est désormais un élément essentiel de la transition vers le travail après la pandémie.

Selon la stratégie commerciale et l’éthique, les entreprises peuvent avoir des systèmes de gestion de salle. Il est bénéfique pour des raisons financières, environnementales et culturelles de l’organisation. Aujourd’hui, il est également important dans tous les domaines :

• Maximiser l’espace.
• Identifier où réduire les dépenses.
• Maintenir la sécurité physique des employés.

Le système logiciel de réservation d’équipement réagit désormais aux changements culturels. De plus en plus de personnes réalisent les avantages d’une configuration de travail flexible. Grâce au système, ils peuvent réserver à l’avance leurs espaces de bureau et leurs équipements.

Ce n’est pas seulement que l’automatisation et la rationalisation des opérations de réservation de bureau facilitent le processus pour les grandes entreprises. La solution DeskFlex est personnalisable, ce qui la rend adaptée aux entreprises de toutes tailles. Il vous permet de faire face au changement tout en régulant la croissance.

L’objectif ultime des entreprises devrait être d’optimiser la productivité des travailleurs dans un lieu de travail flexible. Lorsque vous commencez votre retour au travail, l’intégration du logiciel de gestion de bureau total DeskFlex à votre personnel vous aidera à suivre les protocoles de distance de sécurité. Cela vous fournira également des solutions rentables et innovantes pour vous aider à prospérer après la pandémie.