Logiciel de réservation de réunion : pourquoi est-il essentiel sur le lieu de travail et comment trouver le bon

Les organisations organisent de nombreuses réunions chaque semaine, mais est-ce que quelqu’un sait exactement combien de fois ? Selon un sondage, un membre ordinaire de l’équipe assiste à environ 60 séances par mois. En moyenne, ils rencontrent toute l’équipe deux fois par jour pour échanger et collaborer sur un projet, faire une annonce, accueillir de nouveaux collaborateurs, etc.

Dans cet esprit, il ne devrait pas être surprenant que de nombreuses équipes aient du mal à réserver une salle de réunion, ce qui entraîne une concentration interrompue et une baisse de productivité. De plus, la majorité des membres de l’équipe considèrent la plupart des réunions comme une perte de temps.

C’est là qu’un logiciel de réservation de salle de réunion devient avantageux. Le système vous permet, à vous et aux membres de votre équipe, de visualiser rapidement la disponibilité des salles de réunion puis d’en réserver une en quelques clics. Il est également livré avec une application de système de réservation de salles qui permet à vos employés d’accéder aux fonctionnalités du logiciel même en déplacement.

Votre équipe est-elle confrontée au même problème de salle de réunion que nous avons mentionné précédemment ? Il est peut-être grand temps d’intégrer un logiciel de planification de salle dans le bureau. Vous ne savez pas si cela vaut la peine d’investir ou vous manquez de cas d’utilisation ? Voici des signes évidents qu’il est maintenant temps d’en mettre en place un sur votre lieu de travail.

3 preuves claires que vous devriez installer un système de réservation de salles sur le lieu de travail

Les doubles réservations se produisaient fréquemment sur le lieu de travail

Aujourd’hui est le jour où vous présenterez votre idée de projet à l’équipe. Mais ensuite, vous découvrez que l’autre équipe occupe la salle de réunion que vous avez réservée quelques jours à l’avance. Cela signifie que vous réservez tous les deux la même salle en même temps. Le pire sentiment est qu’ils sont arrivés dans cette salle plus tôt que vous, et maintenant ils commencent leur session. Maintenant, vous êtes de retour à la recherche d’une autre salle de dernière minute. Les participants à votre réunion attendent vos mises à jour. Ce scénario n’est pas nouveau pour les employés et les bureaux, principalement lorsqu’ils ont organisé une réunion manuellement. Heureusement, il existe une solution à cela !

Le logiciel de réservation de salle de réunion garantit que chaque réservation est mise à jour en temps réel. Lorsque vous réservez une salle de réunion, le système désactivera toutes les réservations à l’avenir jusqu’à votre départ. De plus, si des modifications sont apportées à la réunion, le système en informera tous vos participants. Cette fonction élimine considérablement les conflits de réservations, fait gagner du temps à tout le monde et évite les conflits entre les employés.

Incompréhension entre les équipes à cause du vol de salle

Un signe évident que votre lieu de travail a besoin d’un logiciel de réservation de salle de réunion est l’augmentation des cas d’usurpation de salle. Bien sûr, il y a des discussions urgentes basées sur les opérations, mais admettons que cela peut être frustrant pour les équipes qui ont fait le bon processus de réservation de salle de réunion.

Un gestionnaire de réservation de conférence avancé est souvent livré avec des écrans de salle intelligents attachés à l’extérieur de la salle de réunion. Ces affichages de salle affichent une notification explicite de quelle salle il s’agit, son statut, qui l’a occupée et les détails de la réunion.

De plus, il est lié à l’ensemble du système, affichant toutes les réservations à venir dans une salle spécifique pour les semaines ou les mois à venir. Avec cet outil de planification de salle de réunion, il est plus accessible pour un membre de l’équipe de visualiser les écarts entre les réunions afin de définir l’heure idéale lorsqu’il n’y a pas de conflit d’horaire.

Trop de réservations de salles avancées par peur de ne pas avoir de salle

Dans les bureaux, en particulier dans les grandes organisations, la disponibilité des salles de réunion est notoirement limitée. Ainsi, ce que font les autres équipes, c’est qu’elles essaient de réserver autant de salles de conférence que possible à l’avance. Bien qu’il soit acceptable de programmer des réunions récurrentes comme la «mise à jour hebdomadaire du projet» qui maintient tout le monde sur la même page, en réservant plusieurs salles, vous avez donc de la réserve au cas où cela ne pourrait pas être la raison de cette pratique.

La réservation d’une salle de panique se traduira par une salle réservée vide, mais les autres équipes ne pourront pas l’utiliser. Même si la plupart des gens sont contre cet exercice, cela ne suffit pas pour les empêcher de se produire. Vous pouvez empêcher que cela se reproduise.

Grâce à l’intégration d’un logiciel de planification de conférence, le processus de réservation de salle de réunion est efficace. Il permet à vos employés de réserver le nombre de salles qu’ils prévoient d’utiliser à l’avenir, car le système dispose de fonctionnalités de réunion récurrentes. Ils n’ont pas à s’inquiéter de ne pas avoir de salle de conférence vacante, car le fait d’avoir un système de réservation intelligent leur assurera que la « thésaurisation » de la salle ne se reproduira plus.

De plus, si personne ne confirme la réservation dans un délai donné, le logiciel de planification de conférence sera automatiquement libéré pour être utilisé par les autres membres de l’équipe.

Comment vous assurer que vous choisirez le meilleur système de réservation de salles en ligne

Obtenir la gestion appropriée des réservations de conférence signifie obtenir la bonne solution pour vos besoins en matière d’espaces de bureau et de gestion des ressources. Cela peut également contribuer de manière significative au succès ou à l’échec de votre entreprise. Alors, lorsqu’il s’agit de trouver le logiciel de réservation de salle de réunion idéal, quels sont les facteurs à prendre en compte ?

Intuitif et simple

Travailler avec des charges de tâches est juste assez pour vous causer du stress et de la fatigue. Par conséquent, apprendre à utiliser un logiciel est la dernière chose sur votre liste de tâches. Choisir le meilleur système de réservation de salles en ligne, c’est avoir celui qui est facile à utiliser et qui ne nécessite pas de formation. Le type que lorsque vous le regardez, vous savez déjà comment l’utiliser comme n’importe quelle autre application mobile célèbre aujourd’hui.

L’interface doit être intuitive et logique. Il devrait également bien remplir son objectif principal – trouver rapidement une salle de conférence en consultant son plan d’étage personnalisé en 3D et en le réservant à l’aide d’une application de bureau ou de salle de conférence.

Ne nécessite pas beaucoup de changement

Intrinsèquement, toutes les personnes n’aiment pas le changement. Le dicton va de même avec certains employés. Même lorsque le nouveau logiciel n’a pas besoin de beaucoup de formation, ils penseront que leur système habituel remplacera un nouveau et compliqué.

Heureusement, le bon logiciel de réservation de réunion fonctionne bien avec les plateformes en ligne couramment utilisées aujourd’hui telles que Outlook, Microsoft Exchange, Slack, etc. De cette façon, ils peuvent toujours organiser une réunion, réserver une salle et communiquer sur leurs plateformes préférées.

De plus, lorsque vous intégrez votre logiciel de planification de salles dans Outlook et Microsoft Exchange, toutes les réservations sont synchronisées dans l’ensemble du système. Ainsi, lorsque vous réservez une salle dans votre application de salle de conférence, elle apparaîtra sur votre calendrier Outlook ainsi que sur le système.

Fournir des rapports et des analyses de données

Vos employés ont la liberté de choisir une salle ou un espace de travail en fonction de leurs besoins. Ainsi, un autre espace de travail peut être laissé inutilisé ou rarement utilisé. Mais sans système, vous ne savez pas lequel et les autres détails du comportement de réservation de vos employés sur une période donnée.

Il est donc essentiel que votre système de réservation de salle de réunion dispose d’analyses intégrées. Il vous fournira des données en temps réel sur l’utilisation de vos bureaux et de votre pièce à un moment donné. Ces données sont vos informations indispensables pour apporter les ajustements appropriés à votre lieu de travail.

Personnalisable

Chaque lieu de travail est unique et leurs besoins le sont aussi. Cependant, toutes les gestions de réservation de conférence sur le marché ne proposent pas aujourd’hui de personnalisation. Assurez-vous donc de choisir celui qui vous permettra de modifier le système pour créer des paramètres adaptés à vos besoins de réservation d’espace.

Expérience de réunion efficace

Stress avec l’organisation de réunions? Planifier des réunions peut être un problème même dès le début lorsque vous ne trouvez pas de salle de conférence disponible. C’est une chose, vous devez également informer les participants, préparer le plan et vous assurer que tout sera parfait. Trop beau pour être vrai? Plus maintenant avec le meilleur système de réservation de salles en ligne.

Lorsqu’il est en place, il devrait vous aider à :

• Informez chaque participant des détails de la réunion.
• Rappelez à tous les participants avant la réunion afin qu’ils ne soient pas en retard ou qu’ils n’oublient pas le rendez-vous.
• Réservez le matériel nécessaire avec la réservation de la salle.
• Permet d’enregistrer des procès-verbaux de réunion.
• Fournissez une notification explicite de qui occupe la salle, afin que les autres équipes n’interrompent pas la discussion en cours.
• Et beaucoup plus.

Livré avec du matériel pour fournir des fonctions plus efficaces

Disons que vous avez un ordinateur, des téléphones portables et des tablettes. Cependant, vous ne pouvez pas être sûr que le logiciel de réservation de salle soit compatible avec ceux-ci. L’utilisation d’appareils inappropriés peut entraîner un dysfonctionnement du logiciel. Il est donc fortement conseillé de sélectionner un logiciel qui contient du matériel afin que vous puissiez en tirer le meilleur parti.

De meilleures réunions sont en route !

Maintenant que vous avez appris les avantages d’avoir un système de réservation de salle de réunion et que vous savez ce qu’il faut rechercher, ne pensez-vous pas qu’il est temps d’en installer un dans votre bureau ? Nous disons, c’est le moment !

Les réunions sont notoirement détestées par les employés et peut-être aussi par les dirigeants. Mais si vous commencez par un processus de réservation de salle de réunion rapide et simple (ou peut-être que vous aimeriez le faire car il est sans effort) et que tout est réglé, vous pouvez obtenir de meilleures réunions.

DeskFlex a toutes les exigences mentionnées précédemment et peut en fournir plus. Le logiciel DeskFlex met continuellement à jour son système pour mieux servir ses clients. Aujourd’hui, DeskFlex dispose de fonctionnalités conformes à Covid, et la dernière innovation est la fonctionnalité de gestion des vaccins afin que les organisations et les entreprises puissent avoir des réunions plus sûres et de meilleure qualité.