Guia Essencial DeskFlex sobre como maximizar o uso de um sistema de agendamento de reuniões

Se você é o gerente do escritório de uma grande empresa, precisa de um Sistema de Reservas confiável para processar com rapidez e precisão as reservas e outros equipamentos. Além disso, uma tela de reserva de sala de reunião durável e prática é benéfica para a operação. Isso ajudará os membros de sua equipe a agendar a sala de reuniões usando a interface do dispositivo.

A exibição da agenda da sala de reuniões DeskFlex permite que você lide com os recursos do escritório de forma transparente e eficiente, em vez de processar manualmente o serviço de reserva de salas. Neste blog, você lerá um guia mais completo para entender quais os melhores serviços que a DeskFlex pode oferecer à sua empresa.

Principais recursos de reserva de sala de reunião DeskFlex

DeskFlex é um aplicativo de gerenciamento de reservas que gerencia estações de trabalho, mesas, salas de conferência e salas de reunião. Seu escritório pode aproveitar os seguintes recursos principais do software de reserva de salas de reunião:

Recurso de check-in rápido e direto.

O processo de check-in e check-out pode levar apenas alguns segundos, respectivamente. Após o login e o check-out, seus funcionários podem verificar rapidamente as informações na tela principal. Os membros da equipe também podem pesquisar seus colegas usando os detalhes por nome, categoria ou ID de login na interface da barra de pesquisa do sistema de reservas DeskFlex.

Ponto Eficiente E Clique em Mapas de Piso.

O aplicativo de reserva de sala de reunião DeskFlex exibe um mapa interativo do escritório. Os pontos representam os espaços reservados ​​e os pontos coloridos correspondentes representam a sua disponibilidade, que também contém alguns detalhes da reserva. Os pontos vermelhos representam a área atualmente em uso. Pontos verdes significam que o site está disponível para reserva, enquanto cinza significa que o espaço está reservado. Além disso, os administradores podem atribuir uma mesa ou sala permanente a uma pessoa ou equipe. Um ponto azul no mapa interativo 3D significará um usuário permanente daquele espaço específico.

Acessibilidade PABX

Usando o software de reserva de sala de reunião DeskFlex, os usuários podem fazer suas reservas de sala on-line com o equipamento telefônico relacionado às suas mesas de escritório. O sistema se integra a diferentes empresas gigantes de telecomunicações, incluindo os fabricantes de PABX Avaya, Nortel ou Cisco:

• Suas chamadas serão diretamente em sua mesa reservada.
• Suas chamadas externas são permitidas somente após o login.
• Você será desconectado imediatamente e automaticamente durante a noite se não sair no momento exato.
• Variantes suportadas de PBX

Navegador da Web e acesso local por meio de quiosques

O quiosque DeskFlex torna muito mais fácil escolher um espaço de trabalho perto de um colega de trabalho ou no espaço desejado do seu local de trabalho. Outra opção é reservar com antecedência uma mesa de sua casa pela intranet da empresa por meio de um aplicativo de reserva de sala de reunião. Você também pode encontrar colegas para trabalhar por meio do software de reserva de reuniões DeskFlex.

Sincronização da estação de trabalho em tempo real

Se você tem espaços de trabalho livres e disponíveis, você tem a opção de alocá-los para que toda a equipe possa acessar estações de trabalho específicas quando for necessário, seja em viagem ou telecomunicações. Os funcionários podem verificar o andamento dos compromissos em tempo real para garantir que tenham um local para trabalhar, onde estacionar e outros equipamentos de escritório necessários para uso por meio do software de agendamento de reuniões.

Reservas no local e antecipadas

Os funcionários podem escolher e alocar convenientemente os espaços de trabalho com antecedência para uma data específica ou conjunto de datas por meio da exibição de disponibilidade da sala de reuniões do sistema. Para espaços de coworking, o sistema também ajuda você a separar blocos de áreas com taxas reduzidas para organizações afiliadas, reservas de equipes ou atividades especiais. Configure as datas de retenção de estoque por meio da exibição de disponibilidade da sala de reunião para saber quando recuperar quaisquer suprimentos. Após a reunião, as instalações não utilizadas no espaço do escritório podem ser devolvidas imediatamente.

Gerenciamento e relatórios de dados de ocupação

Um sistema de reservas de salas de reuniões e mesas permite medições confiáveis ​​de ocupação em geral ou na forma de mesas. O recurso de relatórios e análises gera o número total de reservas de balcão, cancelamentos, modificações e outros perímetros.

Você pode otimizar os espaços de escritório de acordo com o comportamento e a demanda de seus funcionários ou clientes. Você pode criar faturas e contratos usando uma sala de reunião confiável e um sistema de reservas de mesa para empresas de coworking e aluguel. Eles podem ser baixados e facilmente montados com vários clientes.

Um sistema de reservas de salas que dê informações sobre a utilização dos espaços e a dinâmica de reservas e adiamentos pode permitir à gestão compreender melhor as necessidades dos escritórios e programá-lo para um melhor desempenho.

Horários e agendamento confiáveis ​​da sala de conferências

O sistema de reserva de salas de reunião do DeskFlex oferece uma solução robusta para coordenar e lidar com instalações de escritório, salas de reunião e ferramentas de escritório para aumentar a produtividade da equipe. Essa abordagem também é possível por meio do agendamento de salas de reunião. A tela de reserva da sala de reunião oferece a você a máxima flexibilidade e usabilidade. Qualquer consumidor pode criar reservas de forma cómoda através da intranet ou quiosque da sua empresa. Suponha, por exemplo, que a empresa tenha dez salas de conferência à sua disposição. Os usuários exibem o inventário de salas e fazem reservas em seus locais de trabalho e até mesmo em suas residências. O software de espaço para reuniões DeskFlex pode ser adaptado para funcionar com clubes cívicos, faculdades ou bibliotecas, onde os espaços devem ser alocados com antecedência.

Horário do Outlook®

Planejar uma conferência ou atividade pode ser realmente desafiador, mas muitas vezes pode ser quase impossível levar os participantes para a reunião. O que torna isso mais difícil é porque você está ciente dos espaços que pode usar, mas não os utiliza. Em vez de enviar e-mails em massa, mais organizações e empresas estão aproveitando os calendários online para atender às demandas rapidamente. Os calendários da Internet ajudam os organizadores de eventos a definir o horário ideal para agendar e iniciar um evento por meio da exibição da sala de reunião. O software de espaço de reunião DeskFlex se conecta ao Calendário do Outlook para permitir que o agendamento e os compromissos da sala de reunião sejam feitos de forma rápida, eficiente e direta.

Perfis para usuários

Agendamentos sobrepostos e reservas duplas podem ser irritantes, mas a agenda da sala de reuniões permite que os usuários vejam as agendas de outros funcionários dentro do escritório. A implementação do DeskFlex simplifica a preparação e manuseio de espaço e instalações. Você pode fazer, alterar, exibir e cancelar reservas diretamente do software de sala de reuniões Outlook com apenas um clique do mouse – na ponta dos dedos! Você também pode optar por coordenar seu horário para outros também.

Benefícios exemplares do uso do sistema de reserva

Há uma tremenda ênfase no trabalho em equipe, especificamente no mundo dos negócios de hoje devido à pandemia. Com locais de trabalho e colegas de trabalho espalhados por várias localizações geográficas e fusos horários, as sessões geralmente são realizadas por meio de tecnologia como teleconferência e compartilhamento de telas, geralmente por meio de um aplicativo de sistema de reserva de sala de reunião.

Salas de conferência, salas de reunião e pods tornaram-se comuns no escritório, o que significa que muitas vezes você não será elegível para usá-los. Em outros casos, você pode ter imaginado que reservou uma sala de conferência, mas acaba percebendo que outra pessoa já está lá quando tenta usá-la. Existem vários benefícios em fornecer um aplicativo de sistema de reserva de salas de reunião em sua empresa; este blog delineou algumas das boas vantagens de ter um.

Monitorar a Ocupação das Salas

Um software de reserva de sala eficiente pode ajudar os usuários a identificar espaços reservados e salas de reunião, permitindo que eles programem suas reuniões de acordo com a disponibilidade da sala de conferência. Esse método preventivo de diagnóstico e prevenção remove a maior parte dos problemas de eficiência associados à localização de uma vaga.

Dicas para usar efetivamente o aplicativo do sistema de reserva de salas de reunião

• Incorpore em seu calendário e estruturas de gerenciamento
• Minimize o não comparecimento ou conferências abandonadas definindo alertas e lembretes para os organizadores e participantes da reunião
• Promova reservas aleatórias de salas de conferência por meio de RSVPs e confirmação
• Garantir o monitoramento de rotina e a revisão do uso da implementação do sistema
• Uso de códigos QR para verificação dos participantes durante o evento da conferência
• Procure suporte técnico para atualizações regulares de software e correções de bugs quando necessário
• Agende um horário para treinar sua equipe no uso do novo software de sistema de reservas de salas e mesas em sua empresa

Seu sistema de reserva de sala de conferência deve facilitar para os membros de sua equipe identificar e reservar recursos do escritório, bem como reconhecer colegas. Sistemas de reserva de salas de conferência totalmente automatizados com recursos aprimorados podem ser fantásticos, mas talvez o melhor retorno sobre o investimento seja maximizar a reserva de salas e reduzir os custos indiretos imobiliários. O software profissional que oferece esses recursos vitais pode ser uma escolha de negócios mais inteligente.

Como uma plataforma de gerenciamento de reservas ,DeskFlex oferece mais do que os usuários precisam. O objetivo é garantir que os gerentes de sala possam melhorar suas instalações. Os visitantes têm uma experiência mais significativa no agendamento de salas online do que antes. Os proprietários do espaço podem melhorar seus lucros, enquanto os visitantes se sentem satisfeitos com o serviço rápido e conveniente.

Pensamentos finais

É vital fornecer uma solução de reserva de sala de reunião em um ambiente corporativo que substitua as estratégias tradicionais de reserva de sala. Com uma solução eficaz de reserva de salas de reunião em operação, os locais de trabalho melhorarão significativamente a eficiência, o moral e a utilização eficiente dos espaços de escritório gratuitos.