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O desenvolvimento da tecnologia de escritório abriu o caminho para o aumento da produtividade dos trabalhadores, levando ao aumento dos resultados dos negócios. As ferramentas surgiram para tornar mais fácil para os membros da equipe simplificar os processos, aplicar as políticas necessárias da empresa e navegar pelo sistema de hot desking do local de trabalho.
Normalmente, com a gestão das instalações e recursos da empresa, os gerentes visam otimizar os espaços no local de trabalho. Para analisar o movimento e as atividades dos membros da equipe no escritório, o gerente deve usar uma solução confiável de gerenciamento de espaço de trabalho que forneça relatórios e dados abrangentes sobre o uso do espaço pelos funcionários.
Agora, com a pandemia do Coronavírus, as empresas estão enfrentando mais um desafio na gestão de atividades e processos de escritório. Como eles vão trazer com segurança os membros de sua equipe de volta ao escritório, mantendo o distanciamento social?
A resposta é soluções de hot desking.
O hot desking é um sistema de gerenciamento de local de trabalho que permite que os funcionários usem qualquer mesa ou estação de trabalho disponível em vez de ter mesas permanentes atribuídas, que é a configuração tradicional do escritório.
Grandes empresas praticam hot desking em seus escritórios para economizar custos imobiliários. Por exemplo, se a empresa tem dois turnos de trabalho, os funcionários podem usar a mesma estação de trabalho e equipamentos para reduzir os custos de equipamentos. Outras empresas acreditam que mesas ágeis promovem o trabalho em equipe e aumentam o moral da equipe, uma vez que os membros da equipe interagem com diferentes departamentos.
No entanto, nem tudo é um mar de rosas para gerenciar espaços de escritório usando o sistema de reserva de mesa para hot desking. A hotelaria de escritório tem seu conjunto de críticas. Muitos funcionários odeiam não poder chamar qualquer mesa ou espaço do escritório de “próprio” e colocar lembranças de suas vidas pessoais.
Hot desking também pode significar o tempo contínuo do verbo hot desk, que significa implementar ou participar do sistema de hotelaria de escritório. Normalmente, você pode rotular a pessoa que pratica a reserva de mesa como um “hot-desker”.
O hot desking é um conceito aplicado há duas décadas que se mostra eficaz em muitos escritórios corporativos. Tem sido uma tecnologia fundamental de gerenciamento de escritório que continua sendo relevante até o presente, quando o Coronavírus mudou a maneira como as pessoas operam em seus empregos.
É vital utilizar as poderosas funções e recursos das soluções de software de hot desking na época do COVID-19 pelos seguintes motivos:
O termo hot desking ganhou popularidade no início dos anos 1990, seguindo o termo hotbed, referindo-se a uma cama em uma pousada de baixo orçamento, onde duas ou mais pessoas compartilham horários de mudança. Cada pessoa pode dormir em uma cama em um horário designado, em seguida, desocupando-o para o próximo cliente. Um termo semelhante está relacionado à prática da Marinha é o hot bunking, com o qual dois marinheiros trabalhando em turnos diferentes usam o mesmo beliche em horários alternados.
O hot desking remove a mesa, cubículo ou escritório “atribuído” ou “permanente” que eles sempre usam e desordenam quando consideram adequado. Essa estratégia de gerenciamento de espaço de escritório usa o esquema “primeiro a chegar, primeiro a ser servido” no qual os funcionários podem reservar qualquer mesa disponível com antecedência ou quando estiverem trabalhando.
O uso de soluções de software de hot desking fornece estações de trabalho de escritório para profissionais trabalharem conforme necessário em espaços de escritório privados e de coworking. O membro da equipe encontra uma mesa, conecta ou liga o computador fornecido e começa a trabalhar. A hotelaria de escritório envolve particularidades distintas da empresa. Por exemplo, uma empresa exige que suas mesas venham com um computador completo, fonte de alimentação e linha telefônica direta. Outras organizações fornecerão apenas uma fonte de alimentação em cada mesa para que o membro da equipe possa levar seu laptop para o local de trabalho.
Normalmente, um provedor de software de reserva de mesa instala, integra e fornece treinamento para o administrador e os funcionários da empresa. Antes de a empresa assinar o contrato, os fornecedores do sistema permitem uma experiência de teste prática do software gratuito de hot desking. Quando a Organização considera necessário ao seu local de trabalho, o software integra-se às suas soluções de rede existentes e funções de sistema especializadas que atendem aos requisitos de gestão do seu escritório.
Os sistemas de software de hotelaria de mesa também permitem que o gerenciamento crie camadas e limitações de acesso para espaços de trabalho de alta demanda, como salas de conferência, salas de reunião, salas de projeto, escritórios particulares e mesas com localização privilegiada. No entanto, o software de reserva de mesa DeskFlex pode fornecer sistemas de software sofisticados que podem gerenciar estacionamentos associados às mesas. Ao definir eventos da empresa, o software de reserva de salas de reunião DeskFlex garante a inclusão de equipamentos audiovisuais de sala de conferência e pode incluir recursos de Catering para reuniões e conferências organizacionais.
Na maioria das empresas de hotelaria de escritório, eles têm estações de trabalho idênticas para evitar conflitos de colegas em cobiçar mesas altamente valorizadas. Assim, para que os membros da equipe se sentassem com o “grupo” certo, algumas empresas criaram “bairros” formados por paredes coloridas, sinalização impressa ou digital estática e mousepads para identificar seu departamento. Por exemplo, quando um membro da equipe pertence à zona vermelha, isso indica que ele é do departamento de marketing, ou talvez a zona azul do departamento de criação e assim por diante.
Diferentes empresas têm especificações variadas dependendo do ambiente, mas há fatores fundamentais a serem considerados:
A utilização de software de hot desking visa maximizar os espaços de escritório, diminuir os riscos imobiliários e reduzir os espaços de escritório subutilizados. O software gratuito de hot desking é adequado para escritórios particulares e espaços de coworking. A flexibilidade relacionada ao sistema de hotelaria de escritório está frequentemente ligada ao aumento da inovação dos membros da equipe, enquanto a interação social entre a equipe incentiva a colaboração entre vários departamentos.
Os benefícios e a utilidade do sistema de hotelaria de escritório podem ser incontáveis; no entanto, nem todos os estilos de trabalho e indústrias podem se adaptar aos arranjos de mesas livres.
As organizações que lidam com dados altamente confidenciais podem precisar de uma solução mais privada. Simultaneamente, as equipes que exigem colaboração constante ao longo do dia podem ficar frustradas com o sistema em constante mudança. O treinamento de novos contratados precisa de considerações diferentes, e encontrar colegas pode ser uma tarefa difícil para alguns.
Nesses casos, alocar um espaço de escritório ou mesa dentro de um escritório de coworking fornecerá aos membros da equipe um espaço de trabalho mais controlado e consistente, ao mesmo tempo em que dará aos outros as vantagens da comunidade de espaços de coworking mais ampla.
Seja você um freelancer ou uma equipe ágil, o software gratuito de hot desking pode ajudá-lo a aumentar a produtividade do trabalho sem limites. Ele permite que líderes organizacionais e de negócios se expandam para novos mercados ou empreguem indivíduos talentosos em todo o mundo, livres dos custos de longo prazo e do compromisso do espaço de escritório tradicional.
As empresas que já estão usufruindo dos benefícios do hot desking incluem o Escritório de Patentes e Marcas Registradas dos Estados Unidos, que praticava o teletrabalho com sucesso desde os anos 90. O banco Citi também entrou na prática de hotelaria de escritórios no início dos anos 2000. Os últimos anos mostraram o surgimento de planos de escritórios abertos que suportam o sistema de hotelaria de mesa. Empresas famosas como Lego, Microsoft, Google, Facebook, etc. estão fazendo hot desking em seus espaços de escritório, recursos e ativos.
Em última análise, você pode aumentar significativamente sua organização usando o sistema de reserva de mesa para hot desking, pois ele expõe você a oportunidades novas e inovadoras, ao mesmo tempo em que oferece acesso aos melhores profissionais de todo o mundo.