Práticas e etiqueta de hotelaria no escritório que toda organização deve conhecer

Muitas pessoas agora estão trabalhando em espaços de trabalho flexíveis por meio da hotelaria. Empresas e organizações consideram a implementação de melhores práticas e etiquetas para tornar esse estilo de trabalho mais eficiente e de longo prazo. Eles são essenciais, especialmente em locais de trabalho híbridos, pois capacitam os membros da equipe e melhoram o gerenciamento de espaço e recursos.

A adição de um software hoteleiro bem estabelecido e rico em recursos torna todo o processo perfeito e eficiente. Também inclui inúmeros benefícios, como:

• Melhor experiência dos membros da equipe em termos de escolha pessoal, tranquilidade e flexibilidade;
• Uma fácil transição pós-pandemia de configuração remota, porque suporta uma variedade de modelos híbridos de local de trabalho;
• Gerenciamento de espaço aprimorado com a determinação de onde cada membro da equipe se encontra ou trabalha durante o dia;
• Sem superlotação porque o regime pode controlar quantos funcionários podem estar no escritório ao mesmo tempo.

As melhores práticas que ninguém deve ignorar

A maneira como as empresas implementam a administração de trabalho pode ser um sucesso ou um fracasso. Aqui estão as melhores práticas que os gerentes das instalações podem seguir para garantir que a hotelaria esteja correta desde o início.

• Comunicar e informar os membros da equipe sobre as Diretrizes e Etiqueta Antes da Transição

Como todos os tipos de mudanças de escritório, preparar os membros de sua equipe e apoiá-los durante o ajuste é fundamental. Comunique-se claramente e com mais frequência antes de finalmente fazer a transição.

Obviamente, você deseja garantir que todos definam as expectativas corretas em relação ao espaço e design, software de hotelaria de escritório e uso adequado. Se você possui políticas específicas, informe a cada um de suas obrigações em utilizar a área com responsabilidade.

• Forneça Móveis e Layouts Diferentes

A configuração ideal para este tipo de ambiente de trabalho oferece aos membros da equipe diferentes espaços de trabalho flexíveis. Através dele, eles podem reservar o estilo que melhor se adapta às suas necessidades para cada dia.

É vital ter uma variedade aceitável de móveis e layouts apropriados, pois os membros apreciarão a ergonomia que podem alternar ao longo do dia. Além disso, se eles tiverem acesso a uma sala silenciosa para concentração e uma maior para colaboração, eles serão mais produtivos.

• Decida sobre um software de hotelaria sólido para sua equipe

Escolher o sistema certo para ajudá-lo na transição é uma parte crítica à qual você deve prestar atenção. Deve incluir funções como:

• Diretório de navegação 

isso ajuda os membros da equipe a saber onde encontrar o espaço que reservaram. Mesmo que eles nunca tenham estado no escritório antes, ou o layout tenha mudado desde a última vez que estiveram lá, eles ainda poderão encontrar seu espaço rapidamente. Além disso, um diretório visual também moderniza e melhora o processo de reserva, pois os membros da equipe podem revisar a localização e o recurso de cada espaço antes de reservar.

• Recursos móveis

toda a essência do trabalho flexível é que ele se encaixa em uma força de trabalho móvel. As pessoas preferem a tecnologia e as ferramentas de trabalho para acompanhar o ritmo de suas vidas cotidianas. Um aplicativo de hotelaria acessível na palma de suas mãos mostra que os membros da equipe podem reservar convenientemente os espaços e recursos necessários enquanto estão em movimento.

• Integração com o MS Outlook

O escritório pode operar sem problemas e sem problemas se tudo o que a equipe precisa estiver em uma plataforma familiar. Por meio de software que se integra ao seu sistema pré-existente, você pode otimizar a experiência dos membros da equipe, mantendo as coisas fáceis e eficientes.

• Crie plantas baixas interativas para maximizar e melhorar os benefícios

Embora os diretórios visuais sejam úteis para os membros da equipe encontrarem seu espaço, o uso de plantas baixas interativas oferece vários benefícios adicionais.

Os membros da equipe podem se conectar facilmente com seus colegas de equipe porque podem ver onde todos se sentam.

Aqueles que desejam reunir uma rápida colaboração em equipe podem verificar instantaneamente quais áreas estão disponíveis para eles com apenas alguns cliques ou toques.

Os usuários podem encontrar seus colegas ou solicitar serviços e suprimentos de que precisam.

• Equilibre a configuração do seu escritório com o software hoteleiro certo

O modelo de hotelaria bem-sucedido delineou ferramentas de trabalho híbridas que sustentam um ambiente de trabalho totalmente flexível para os membros da equipe, ajudando-os a se tornarem produtivos. As ferramentas baseadas em nuvem facilitam a colaboração e o controle de versão para que as equipes trabalhem a qualquer hora e em qualquer lugar. Da mesma forma, as ferramentas certas ajudarão o gerente da instalação a supervisionar e planejar com sucesso o espaço de trabalho híbrido.

A etiqueta adequada faz de você um bom usuário!

Essencial para o sucesso da hotelaria de escritório é criar e executar regras específicas para os membros de sua equipe. Definir expectativas e etiquetas claras é necessário se você quiser que todos saibam suas responsabilidades e mantenham as coisas tranquilas. Aqui estão as cinco regras básicas que toda organização deve observar:

• Reserve apenas o que você precisa

Alguns usuários tendem a proteger seus favoritos e reservar várias opções se ainda não tiverem certeza do que exatamente precisam. Esse hábito impede que outras pessoas ocupem o espaço reservado que está ocioso. Além disso, também pode afetar a confiabilidade dos dados de uso do espaço e resultar em tarefas e serviços desnecessários, como limpeza e higienização de mesas não utilizadas.

• Serviços de programação personalizados específicos para software

relacionado podem atenuar esse problema. Se os usuários souberem que sempre podem ver os espaços disponíveis e abertos em questão de segundos, eles estarão mais propensos a aderir a essa política e confiar que o sistema funciona.

• Seja o mais quieto e decente possível

Uma das desvantagens mais consideráveis ​​de uma configuração de trabalho flexível é a interrupção do ruído. Assim, os membros da equipe devem considerar suas tarefas para o dia antes de fazer uma reserva. Se o seu espaço oferece uma variedade de opções, eles podem optar por reservar em zonas tranquilas para concentrações ou uma sala de conferências para colaborações.

• Respeite a privacidade de cada um

Assim como todos devem estar atentos ao ruído, eles também devem lembrar que algumas tarefas exigem privacidade e proteção de informações pessoais. Os membros da equipe que preparam perfis pessoais, revisam currículos ou processam documentos de RH devem trabalhar em particular. Com o software de utilização da sala, você pode enfatizar essas áreas para tarefas específicas. E então, você pode criar uma diretriz específica para que sua equipe saiba quando reservá-los.

• Faça uma combinação de seleção de espaço diariamente

A flexibilidade é um dos principais benefícios desse tipo de configuração de trabalho, e todos os membros da equipe de processo a desestabilizam se reservarem a mesma mesa e ficarem lá o dia todo, todos os dias. Armários e outras áreas de armazenamento ajudam a manter os pertences pessoais e facilitam sua transição para longe da necessidade declarada de um espaço permanente.

Os membros da equipe também precisam explorar e descobrir diferentes espaços. O software de hotelaria de mesa certo e a variedade adequada para escolher tornarão isso conveniente e rápido.

• Organize e limpe conforme você usa

Se você fizer a reserva em um hotel e achar que ele está desarrumado no momento do check-in, com certeza não voltaria a esse lugar. O mesmo vale para hotelaria de escritório. Os usuários devem estar confiantes em termos de limpeza para abraçar e adotar totalmente a organização de trabalho. Para tornar isso possível, cada membro deve garantir que as mesas e os espaços estejam prontos para o usuário seguinte. Assim, eles devem ser limpos.

Retransmitir e enfatizar a política de mesa limpa é vital nesta configuração de trabalho. Enfatiza a responsabilidade coletiva que todos os usuários compartilham em fazer um escritório ideal e higiênico para todos.

O software de hotelaria é um trabalho flexível e ideal para empresas e organizações que adotam o modelo de trabalho híbrido. Ao aderir às práticas e etiqueta discutidas acima, todos terão a melhor experiência hoteleira.