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Reuniões e conferências fazem as organizações continuarem. É a chance quando departamentos e equipes avaliam seus desempenhos e quão perto ou longe estão de atingir suas metas.
No entanto, a maioria dos funcionários dizem que odeiam reuniões por vários motivos. Eles consideram as conferências longas, tediosas e as deixam sonolentas. Mas as questões mais significativas nessas sessões são a maneira das pessoas envolvidas e os preparativos para a reserva de salas – estresse, conflitos, overbooking, não comparecimento e muito mais.
Apesar da má fama de participar de reuniões, é bom que essa reunião seja essencial para o sucesso do negócio. Como de vital importância, as sessões de reunião ajudam os funcionários a se sentirem confiáveis, incluídos e motivados, sabendo que podem contribuir para o crescimento de suas empresas.
As reuniões vieram para ficar. As equipes precisam criar uma experiência melhor para si e para os membros de sua equipe e empregar a tecnologia de reserva de salas para aliviar o estresse da conferência e servir ao propósito real da reunião.
Neste blog, nosso objetivo é ajudar você e suas organizações a realizar sessões de conferência mais significativas e úteis, compartilhando ideias que complementariam perfeitamente suas salas de reunião. Vamos começar dando motivos para alegrar os lugares do seu escritório.
Afirmamos a importância de ter reuniões de equipe. No entanto, sua eficácia depende de seus recursos, como a sala de sessões. Ter uma sala de conferências bem equipada e mobiliada ajuda os membros da equipe a aumentar seu desempenho. Entre as razões pelas quais estas salas de conferências são o lugar para estar:
Reuniões eficazes são boas reuniões.
Uma vez que as organizações concordavam em fazer uma reunião, uma recepcionista marcava no calendário, informava as pessoas envolvidas uma a uma e escolhia manualmente uma sala que eles usariam. Esses arranjos de reuniões levaram a muitos erros, como reservas duplas, falta de comunicação, não comparecimento e muitos outros que também resultarão em reuniões improdutivas.
Ainda bem que a única coisa constante é a mudança.
As salas de escritório evoluíram ao longo dos anos, de cubículos a espaços fechados e agora substituíram as plantas abertas. Ele apresenta aos membros da equipe um espaço de trabalho flexível, onde eles podem escolher quais estações de trabalho preferem em um determinado momento. Desde a reserva manual de uma sala e o convite aos participantes, agora eles podem reservar uma sala e enviar um convite rapidamente.
Assim como as salas de escritório e os arranjos de trabalho, o processo da sala de reuniões evoluiu para tarefas mais convenientes e sem complicações. Longe vão os dias de preparativos cansativos para reuniões que causam sessões ineficientes. Agora, você pode eliminar o estresse desde a etapa inicial até a última.
Mas é uma questão de tecnologia e integração de sistemas de reserva de salas para tornar essas melhorias em realidade. Para ajudar a tornar suas reuniões ainda mais envolventes e agradáveis, criamos uma lista de hardware e software do sistema de reserva de salas para tornar a experiência de seus convidados e participantes uma experiência agradável.
Exibição do sistema de reserva de salas
Uma tela sensível ao toque de exibição de sala é parte integrante do sistema de agendamento de sala. É acoplável fora das salas de reuniões. Juntamente com as integrações dos sistemas de reserva de salas, este dispositivo oferece as seguintes funções:
Aplicativo do Sistema de Agendamento de Salas
Usando seus dispositivos portáteis, qualquer pessoa pode acessar o sistema de reserva de salas da sua organização em qualquer lugar e a qualquer momento. Ele vem com um aplicativo móvel que você pode instalar em seus smartphones ou laptops e apresentar os seguintes recursos:
Um sistema de reserva de salas também pode vir com plantas baixas em 3D personalizáveis. Depois que sua empresa implementar o software de agendamento de salas e recursos, os desenvolvedores personalizarão essa planta 3D com base na estrutura da sua organização. Esse recurso oferece as seguintes vantagens:
A era COVID muda a forma como as pessoas se encontram. Agora que eles podem retornar gradualmente às suas reuniões regulares, eles precisam de um hardware de sistema de reserva de salas, como um quiosque no saguão, para ajudá-los a proteger os membros da equipe, os convidados e o local de trabalho da contaminação por vírus. Um quiosque pode oferecer à sua organização estes benefícios:
Outra adição à ferramenta compatível com COVID do sistema de reserva de salas são os Bluetooth Beacons. Este pequeno dispositivo azul permite que você faça as seguintes funções sem contato, diminuindo a chance de transmissão do vírus.
Todos os dispositivos e aplicativos que você integra ao seu sistema de agendamento de sala e mesa são gerenciáveis
O dispositivo de gerenciamento de trabalho de última geração, juntamente com as integrações de sistemas de reserva de salas, torna conveniente reservar uma mesa ou um espaço de trabalho. Além disso, a mesa e a tela da sala o ajudarão a fazer o seguinte:
De acordo com pesquisas recentes, os participantes veem as reuniões eficazes como novos aprendizados. Conforme a possibilidade permite, é melhor que o conhecimento seja compartilhado e fornecido entre todos os participantes. Mas, há momentos em que isso não é possível. Apesar do aprendizado inativo, ainda pode ser necessário que você compareça à reunião para compartilhar sua perspectiva e ideias para que outros possam aprender e coordenar. Se todos os participantes souberem que o objetivo da reunião não é apenas sobre você e eles, isso os ajudará a lidar com o incômodo percebido que isso pode trazer.
É nativamente ser auto-focado, principalmente em um local de trabalho onde reina uma cultura mais independente. Mas ainda é possível poupar-se antes de uma reunião para ser mais orientado para a equipe. Você pode fazer isso imaginando-se como parte de uma equipe trabalhando em torno de objetivos comuns ou pensando que o sucesso requer trabalho em equipe. Ao preparar-se para ser orientado para os outros, você verá que, mesmo que a conferência não seja a mais cativante para você e seus colegas, ela ainda serve ao seu propósito para toda a equipe e para a empresa.
O Outlook do software de reserva de salas DeskFlex ajudará você a se tornar o membro da equipe que você queria ser.