Tecnologia de reserva de salas: o segredo para tornar as reuniões de equipe mais agradáveis e envolventes

Reuniões e conferências fazem as organizações continuarem. É a chance quando departamentos e equipes avaliam seus desempenhos e quão perto ou longe estão de atingir suas metas.

No entanto, a maioria dos funcionários dizem que odeiam reuniões por vários motivos. Eles consideram as conferências longas, tediosas e as deixam sonolentas. Mas as questões mais significativas nessas sessões são a maneira das pessoas envolvidas e os preparativos para a reserva de salas – estresse, conflitos, overbooking, não comparecimento e muito mais.

Apesar da má fama de participar de reuniões, é bom que essa reunião seja essencial para o sucesso do negócio. Como de vital importância, as sessões de reunião ajudam os funcionários a se sentirem confiáveis, incluídos e motivados, sabendo que podem contribuir para o crescimento de suas empresas.

Organizando reuniões agradáveis e engenhosas

As reuniões vieram para ficar. As equipes precisam criar uma experiência melhor para si e para os membros de sua equipe e empregar a tecnologia de reserva de salas para aliviar o estresse da conferência e servir ao propósito real da reunião.

Neste blog, nosso objetivo é ajudar você e suas organizações a realizar sessões de conferência mais significativas e úteis, compartilhando ideias que complementariam perfeitamente suas salas de reunião. Vamos começar dando motivos para alegrar os lugares do seu escritório.

Razões pelas quais você vai gostar das salas de conferências

Afirmamos a importância de ter reuniões de equipe. No entanto, sua eficácia depende de seus recursos, como a sala de sessões. Ter uma sala de conferências bem equipada e mobiliada ajuda os membros da equipe a aumentar seu desempenho. Entre as razões pelas quais estas salas de conferências são o lugar para estar:

1. Eles são guardiões do segredo.
2. Eles servem como estações de colaboração.
3. Eles criam uma cultura conectada.
4. Serve como plataforma de lançamento da missão.
5. Dá-lhe o poder de causar uma ótima impressão.
6. Permite que você se concentre melhor.
7. Perfeito para campos de treinamento para alcançar o sucesso.
8. Incentive as empresas a seguir em frente.
9. Tem uma ótima atmosfera para inspirar colaboração e criatividade.
10. São a porta de entrada para a descoberta de novos talentos.

Acessórios de exibição de sala para uma melhor experiência de reunião

Reuniões eficazes são boas reuniões.

Uma vez que as organizações concordavam em fazer uma reunião, uma recepcionista marcava no calendário, informava as pessoas envolvidas uma a uma e escolhia manualmente uma sala que eles usariam. Esses arranjos de reuniões levaram a muitos erros, como reservas duplas, falta de comunicação, não comparecimento e muitos outros que também resultarão em reuniões improdutivas.

Ainda bem que a única coisa constante é a mudança.

As salas de escritório evoluíram ao longo dos anos, de cubículos a espaços fechados e agora substituíram as plantas abertas. Ele apresenta aos membros da equipe um espaço de trabalho flexível, onde eles podem escolher quais estações de trabalho preferem em um determinado momento. Desde a reserva manual de uma sala e o convite aos participantes, agora eles podem reservar uma sala e enviar um convite rapidamente.

Assim como as salas de escritório e os arranjos de trabalho, o processo da sala de reuniões evoluiu para tarefas mais convenientes e sem complicações. Longe vão os dias de preparativos cansativos para reuniões que causam sessões ineficientes. Agora, você pode eliminar o estresse desde a etapa inicial até a última.

Mas é uma questão de tecnologia e integração de sistemas de reserva de salas para tornar essas melhorias em realidade. Para ajudar a tornar suas reuniões ainda mais envolventes e agradáveis, criamos uma lista de hardware e software do sistema de reserva de salas para tornar a experiência de seus convidados e participantes uma experiência agradável.

Exibição do sistema de reserva de salas

Uma tela sensível ao toque de exibição de sala é parte integrante do sistema de agendamento de sala. É acoplável fora das salas de reuniões. Juntamente com as integrações dos sistemas de reserva de salas, este dispositivo oferece as seguintes funções:

• Exiba a disponibilidade de uma sala usando um sistema de iluminação LED estilizado.
• Libera automaticamente a sala se ninguém confirmar a reserva em 15 minutos.
• Mostra quem está atualmente usando uma sala de conferência específica e a duração.
• Expõe o tempo restante em que uma sala de conferência estará disponível.
• Se uma sessão terminar mais cedo, ela libera a sala para os seguintes usuários.
• Se uma sessão se estender, os usuários poderão personalizar facilmente as configurações de reserva até que terminem.
• Suportado por RJ45 com Power over Ethernet (PoE), é utilizável mesmo sem tomada.
• Conecta-se ao Wi-Fi

Aplicativo do Sistema de Agendamento de Salas

Usando seus dispositivos portáteis, qualquer pessoa pode acessar o sistema de reserva de salas da sua organização em qualquer lugar e a qualquer momento. Ele vem com um aplicativo móvel que você pode instalar em seus smartphones ou laptops e apresentar os seguintes recursos:

• Dê acesso aos dados de uma sala de reuniões existente, sua disponibilidade, tamanhos e equipamentos disponíveis.
• Fornece informações sobre os horários de reserva de salas para uma sala específica a qualquer momento
• Permitir que você reserve uma sala de conferência em um horário e data de sua escolha.
• Crie e convide os participantes da sua reunião com o Outlook do software de reserva de salas.
• Personalize a interface de reserva de sala e mesa.
• Interface amigável
• Forneça imagens de alta definição dos espaços de escritório.
• Envie notificações automatizadas.
• Gerar relatórios e análises.
• Compatível com todos os dispositivos
• Mostrar reserva, disponibilidade e confirmação em tempo real.
• Forneça acesso multilíngue.
• Opções de pagamento seguras
• Garantir as práticas de saúde e segurança no trabalho.

Mapas de piso 3D personalizados

Um sistema de reserva de salas também pode vir com plantas baixas em 3D personalizáveis. Depois que sua empresa implementar o software de agendamento de salas e recursos, os desenvolvedores personalizarão essa planta 3D com base na estrutura da sua organização. Esse recurso oferece as seguintes vantagens:

• Indica mesas e salas de reunião ocupadas e disponíveis usando código de cores.
• Isso facilita a localização de uma sala específica como se você estivesse nos mapas de piso 3D.
• Em caso de emergência ou necessidade de encontrar alguém, você pode encontrar rapidamente sua localização.
• Exibe o perfil online de cada membro da equipe com fotos sincronizadas com o Windows Active Directory.
• Permita que os membros da equipe mudem de estação de trabalho em qualquer andar, sala ou espaço em todo o edifício.

Quiosque no saguão

A era COVID muda a forma como as pessoas se encontram. Agora que eles podem retornar gradualmente às suas reuniões regulares, eles precisam de um hardware de sistema de reserva de salas, como um quiosque no saguão, para ajudá-los a proteger os membros da equipe, os convidados e o local de trabalho da contaminação por vírus. Um quiosque pode oferecer à sua organização estes benefícios:

• Seu design elegante facilita a desinfecção do dispositivo.
• Transmite dados para o site de controle central para fácil monitoramento e modificação dos administradores
• Requer apenas um toque para check-in, check-out, visualização e modificação de reservas de salas
• Reduz a necessidade de contato pessoal ao fazer reservas de espaço de escritório.
• Economiza em despesas, pois elimina a necessidade de funcionários da recepção ao reservar uma mesa.
• Ele vem com uma tela altamente sensível ao toque para uso de toque leve
• Suporta formato de vídeo Full HD

Sinalizadores Bluetooth

Outra adição à ferramenta compatível com COVID do sistema de reserva de salas são os Bluetooth Beacons. Este pequeno dispositivo azul permite que você faça as seguintes funções sem contato, diminuindo a chance de transmissão do vírus.

• Entrada e saída
• Envie e capture informações com distâncias curtas.
• Veja as próximas reuniões de um determinado espaço.
• Reserve a estação de trabalho
• Fácil de instalar para vidro, madeira e drywall
• Mostrar a disponibilidade dos dispositivos conectados por Bluetooth

Sistema de gerenciamento de reservas do gerente de sala central

Todos os dispositivos e aplicativos que você integra ao seu sistema de agendamento de sala e mesa são gerenciáveis centralmente por um aplicativo baseado em nuvem. O software de agendamento de salas e recursos oferece os seguintes recursos:

• Dados de utilização de salas de reunião
• Pensamentos sobre comportamentos de reserva
• Ajude a fazer os ajustes necessários nas mesas e no gerenciamento de salas para melhorar a eficiência e a funcionalidade.
• Isso torna o gerenciamento da sala de reuniões mais gerenciável.
• Ele vem com segurança de nível superior para alta segurança de dados

FlexCubo

O dispositivo de gerenciamento de trabalho de última geração, juntamente com as integrações de sistemas de reserva de salas, torna conveniente reservar uma mesa ou um espaço de trabalho. Além disso, a mesa e a tela da sala o ajudarão a fazer o seguinte:

• Reserve mesas ou espaço de trabalho
• Forneça disponibilidade de mesa precisa.
• Reserva fácil digitalizando o código QR por meio de um aplicativo
• Veja as próximas reservas com o Outlook
• Indique a disponibilidade do espaço de trabalho através do guia de cores.
• Leve e fácil de colocar em qualquer lugar.
• Conecta-se à internet via Wi-Fi
• Luzes LED.

Lembre-se de que a verdadeira essência da reunião está além da sua agenda

De acordo com pesquisas recentes, os participantes veem as reuniões eficazes como novos aprendizados. Conforme a possibilidade permite, é melhor que o conhecimento seja compartilhado e fornecido entre todos os participantes. Mas, há momentos em que isso não é possível. Apesar do aprendizado inativo, ainda pode ser necessário que você compareça à reunião para compartilhar sua perspectiva e ideias para que outros possam aprender e coordenar. Se todos os participantes souberem que o objetivo da reunião não é apenas sobre você e eles, isso os ajudará a lidar com o incômodo percebido que isso pode trazer.

É nativamente ser auto-focado, principalmente em um local de trabalho onde reina uma cultura mais independente. Mas ainda é possível poupar-se antes de uma reunião para ser mais orientado para a equipe. Você pode fazer isso imaginando-se como parte de uma equipe trabalhando em torno de objetivos comuns ou pensando que o sucesso requer trabalho em equipe. Ao preparar-se para ser orientado para os outros, você verá que, mesmo que a conferência não seja a mais cativante para você e seus colegas, ela ainda serve ao seu propósito para toda a equipe e para a empresa.

O Outlook do software de reserva de salas DeskFlex ajudará você a se tornar o membro da equipe que você queria ser.