Software de reserva de reuniões: por que é essencial no local de trabalho e como encontrar o caminho certo

As organizações realizam muitas reuniões semanalmente, mas alguém sabe exatamente quantas vezes? De acordo com uma pesquisa, um membro comum da equipe frequenta cerca de 60 sessões em um mês. Em média, eles se reúnem com toda a equipe duas vezes ao dia para discutir e colaborar em um projeto, fazer um anúncio, dar as boas-vindas a novos funcionários etc.

Com isso em mente, não deve estar surpresa que muitas equipes achem difícil reservar uma sala de reunião, resultando em foco interrompido e diminuição da produtividade. Além disso, a maioria dos membros da equipe considera a maioria das reuniões uma perda de tempo.

É aí que um software de reserva de sala de reunião se torna benéfico. O sistema permite que você e os membros de sua equipe visualizem rapidamente a disponibilidade da sala de reunião e reservem uma com apenas alguns cliques. Ele também vem com um aplicativo de sistema de reserva de mesas que permite que seus funcionários acessem a funcionalidade do software mesmo em trânsito.

Sua equipe está enfrentando o mesmo problema de sala de reunião que mencionamos anteriormente? Talvez seja hora de integrar o software de agendamento de salas no escritório. Não tem certeza se vale a pena investir ou se você não tem casos de uso? Aqui estão os sinais aparentes de que agora é a hora de implementar um em seu local de trabalho.

3 Evidências claras de que você deve instalar um sistema de reserva de salas no local de trabalho

Reservas Duplas Ocorreram Frequentemente no Local de Trabalho

Hoje é o dia em que você apresentará sua ideia de projeto para a equipe. Mas então, você descobre que a outra equipe ocupa a sala de reunião que você reservou com alguns dias de antecedência. Isso significa que ambos reservam a mesma sala ao mesmo tempo. A pior sensação é que eles chegaram naquela sala mais cedo que você e agora estão começando a sessão. Agora, você está de volta à procura de outra sala no último minuto. Os participantes da reunião estão aguardando suas atualizações. Esse cenário não é novo para funcionários e escritórios, principalmente quando marcaram uma reunião manualmente. Felizmente, há uma solução para isso!

O software de reserva de salas de reunião garante que todas as reservas sejam atualizadas em tempo real. Quando você reserva uma sala de reunião, o sistema desativará todas as reservas no futuro até que você faça o check-out. Além disso, se houver alterações na reunião, o sistema notificará todos os participantes. Essa função elimina significativamente os conflitos de reservas, economizando o tempo de todos e evitando disputas entre os funcionários.

Incompreensão entre as equipes devido ao erro de reserva de salas

Um sinal óbvio de que seu local de trabalho precisa de um software de reserva de reunião de sala é quando os casos de usurpação de sala aumentam. Claro, há discussões urgentes baseadas em operações, mas vamos admitir que pode ser frustrante para as equipes que fizeram o processo adequado de reserva de sala de reunião.

Um gerenciador avançado de reservas de conferência geralmente vem com monitores de sala inteligentes anexados fora da sala de reuniões. Essas exibições de sala mostram uma notificação explícita de qual sala é, seu status, quem os ocupou e os detalhes da reunião.

Além disso, ele se conecta a todo o sistema, mostrando todas as próximas reservas em uma sala específica para as próximas semanas ou meses. Com essa ferramenta de agendamento de sala de reunião, fica mais acessível para um membro da equipe visualizar os intervalos entre as reuniões para definir o horário ideal onde não há conflito de agenda.

Muitas reservas antecipadas com medo de não conseguir uma sala vaga

Em escritórios, especialmente em grandes organizações, a disponibilidade de salas de reunião é extremamente limitada. Então, o que outras equipes fazem é tentar reservar o maior número possível de salas de conferência com antecedência. Embora seja aceitável agendar reuniões recorrentes como ‘atualização semanal do projeto’, que mantém todos na mesma página, reservando várias salas, para que você tenha reservas apenas no caso de não ser o motivo para fazer essa prática.

O pânico de fazer diversas reservas resultará em uma sala reservada vazia, e que outras equipes não podem usá-la. Mesmo que a maioria das pessoas seja contra este exercício, não é suficiente para evitar que eles aconteçam. Você pode impedir que isso ocorra novamente.

Com uma integração de software de agendamento de conferências, o processo de reserva de salas de reuniões é eficiente. Ele permite que seus funcionários reservem quantas salas esperam usar no futuro, pois o sistema possui recursos de reuniões recorrentes. Eles não precisam se preocupar em não conseguir uma sala de conferência vazia, porque ter um sistema de reserva inteligente garantirá que o “acumulação” da sala não acontecerá novamente.

Além disso, se ninguém confirmar a reserva dentro de um determinado período, o software de agendamento de conferências será liberado automaticamente para uso de outros membros da equipe.

Como garantir que você escolherá o melhor sistema de reserva de salas online

Obter o gerenciamento apropriado de reservas de conferências significa obter a solução certa para seus espaços de escritório e necessidades de gerenciamento de recursos. Também pode contribuir significativamente para o sucesso ou fracasso de sua empresa. Então, quando se trata de encontrar o software de reserva de sala de reunião ideal, quais são os fatores que você precisa ter em mente?

Intuitivo e Direto

Trabalhar com muitas tarefas é o suficiente para causar estresse e fadiga. Portanto, aprender a usar o software é a última coisa na sua lista de tarefas. Escolher o melhor sistema de reserva de salas online significa ter um que seja fácil de usar e não precise de treinamento. Do tipo que quando você olha para ele, já sabe como operá-lo como qualquer outro aplicativo móvel famoso hoje em dia.

A interface deve ser intuitiva e fazer sentido. Ele também deve servir bem ao seu objetivo principal – encontrar rapidamente uma sala de conferência olhando para sua planta baixa personalizada em 3D e reservando-a usando o aplicativo de área de trabalho ou de sala de conferência.

Não requer muita mudança

Infelizmente, nem todas as pessoas amam a mudança. O mesmo ditado se aplica a alguns funcionários. Mesmo quando o novo software não precisar de muito treinamento, eles pensarão que seu sistema acostumado substituirá um novo e complicado.

Felizmente, o software de reserva de reuniões adequado funciona bem com as plataformas online mais usadas atualmente, como Outlook, Microsoft Exchange, Slack, etc. Dessa forma, eles ainda podem marcar uma reunião, reservar uma sala e se comunicar em suas plataformas preferidas.

Além disso, quando você integra seu software de agendamento de salas no Outlook e no Microsoft Exchange, todas as reservas são sincronizadas em todo o sistema. Portanto, quando você reserva uma sala em seu aplicativo de sala de conferência, ela aparecerá no calendário do Outlook e no sistema.

Forneça relatórios e análise de dados

Seus funcionários têm a liberdade de escolher uma sala ou um espaço de trabalho com base em suas necessidades. Assim, outro espaço de trabalho pode ser deixado sem uso ou raramente usado. Mas sem um sistema, você não sabe quais são os detalhes de reserva do comportamento de reserva de seus funcionários em um determinado período.

Portanto, é essencial que o seu sistema de reserva de salas de reunião tenha análises integradas. Ele fornecerá dados em tempo real sobre o uso de suas mesas e sala em um determinado momento. Esses dados são suas informações muito necessárias para fazer os ajustes apropriados em seu local de trabalho.

Customizável

Cada local de trabalho é único e suas necessidades também. No entanto, nem todo gerenciamento de reservas de conferências no mercado hoje oferece personalização. Portanto, certifique-se de escolher aquele que permitirá modificar o sistema para criar configurações adequadas aos seus requisitos de reserva de espaço.

Experiência de reunião eficiente

Estresse com a organização de reuniões? Agendar reuniões pode ser um incômodo mesmo desde o início, quando você não consegue encontrar uma sala de conferência disponível. Isso é uma coisa, você também precisa informar os participantes, preparar o plano e ter certeza de que tudo ficará perfeito. Muito bom para ser verdade? Não mais com o melhor sistema de reserva de salas online.

Quando estiver em vigor, deve ajudá-lo a:

• Informe todos os participantes sobre os detalhes da reunião.
• Lembre todos os participantes antes da reunião para que eles não se atrasem ou se esqueçam do compromisso.
• Reserve o equipamento necessário junto com a reserva da sala.
• Permitir que você grave as atas da reunião.
• Forneça uma notificação explícita de quem está ocupando a sala, para que outras equipes não interrompam a discussão atual.
• E muitos mais.

Vem com hardware para fornecer funções mais eficazes

Digamos que você tenha um computador, telefones celulares e tablets. No entanto, você não pode ter certeza se o software de reserva de sala é compatível com eles. O uso de dispositivos inadequados pode levar ao mau funcionamento do software. Portanto, é altamente recomendável selecionar um software que tenha hardware para que você possa aproveitar ao máximo.

Melhores reuniões estão a caminho!

Agora que você aprendeu as vantagens de ter um sistema de reserva de salas de reunião (principalmente o melhor tipo) e sabe o que procurar, você não acha que está na hora de instalar um em seu escritório? Nós dizemos, agora é a hora!

As reuniões são notoriamente detestadas pelos funcionários e talvez pelos líderes também. Mas se você começar com um processo de reserva de sala de reunião rápido e direto (ou talvez goste de fazê-lo, pois é fácil) e tudo estiver definido, você poderá obter melhores reuniões.

DeskFlex tem todos os requisitos mencionados anteriormente e pode fornecer mais. O software DeskFlex atualiza continuamente seu sistema para atender melhor seus clientes. Hoje, o DeskFlex possui recursos compatíveis com Covid, e a inovação mais recente é o recurso de gerenciamento de vacinas para que organizações e empresas possam ter reuniões melhores e mais seguras.