O novo escritório normal: uma grande mudança para um ambiente de trabalho híbrido

Muitos líderes de empresas estão agora analisando como trazer de volta sua equipe com segurança para o escritório à medida que o mundo emerge da pandemia. Para a maioria, o novo escritório normal acabará evoluindo como resultado da pandemia. Algumas empresas foram em frente e receberam seus funcionários de volta ao local de trabalho com um arranjo de trabalho híbrido usando um sistema confiável de reservas de mesa.

O que é um local de trabalho híbrido?

O modelo de local de trabalho híbrido permite que os membros da equipe marquem pontos de vários locais em qualquer semana de trabalho. Isso oferece flexibilidade para os funcionários trabalharem em casa, no escritório corporativo, em um espaço de coworking ou em outra área propícia ao trabalho.

Em um estudo recente da WeWork, Workplace Intelligence e HR Research, cerca de 2.000 funcionários dos EUA e executivos do C-Suite foram questionados sobre como um acordo de trabalho híbrido poderia se encaixar no retorno seguro ao trabalho. Acontece que 95% dos funcionários e 96% das empresas estão dispostos a permitir a força de trabalho híbrida.

Mais flexibilidade

A maioria dos funcionários estão dispostos a abrir mão de pelo menos um benefício de trabalho, por exemplo, férias, bônus ou cobertura de saúde, se o arranjo de trabalho híbrido significar ter mais flexibilidade na escolha de onde trabalhar. Quase dois terços dos funcionários consideram o acesso a um aplicativo gratuito de reserva de mesa, coworking ou espaço de escritório mais próximo de onde quiserem. Esse tipo de flexibilidade pode ser alcançado por meio de um sistema de software de reserva de mesa.

Além disso, quase metade dos funcionários estão dispostos a gastar em um espaço de coworking ou investir em um escritório remoto. A maioria dos executivos da empresa permite que os funcionários alternam seu tempo gasto remotamente e no escritório usando o software de reserva de espaço baseado na web, se seu trabalho for adequado a esse arranjo. Os executivos da empresa até concordam em oferecer uma mesada a seus funcionários que desejam trabalhar em casa ou em um espaço de coworking usando um sistema de software de agendamento de salas para configurar dias de trabalho remotos e no local.

O local de trabalho híbrido e seu impacto sobre os investidores

Embora a maioria das empresas de aluguel tenha perdido receita significativa com seus negócios de aluguel de escritórios, muitas empresas reduziram o tamanho de seus escritórios, mas os espaços de coworking aumentaram significativamente. O uso de ferramentas de agendamento online pode aumentar sua produtividade e atrair uma equipe mais ágil. Agora que os funcionários estão voltando à vida cotidiana no escritório, eles estão dispostos a explorar opções de coworking, incluindo o acesso a um site de reservas que os manterá produtivos em seus termos.

Agora, mais do que nunca, os espaços de aluguel que fornecem aplicativos gratuitos de agendamento de salas de conferência podem ganhar uma vantagem, pois os resultados da pesquisa reforçaram o que a pandemia já deixou claro – o Covid-19 mudou drasticamente a maneira como conhecemos o escritório.

Recriando o local de trabalho para um ambiente de trabalho híbrido

Os líderes da empresa estão fazendo ajustes em seus locais de trabalho para se adequarem à mudança significativa em direção a um ambiente de trabalho híbrido. Aqui estão algumas maneiras pelas quais os líderes da empresa estão redesenhando o escritório para sua equipe híbrida:

• Modelo Misto. Quase metade das empresas está fazendo a transição para um modelo híbrido. Uma configuração de modelo misto envolve mesas atribuídas permanentemente e algumas mesas rotativas.
• Modelo de mesa rotativa. 14% dos pesquisados ​​estão inclinados para esse novo  modelo sem nenhum assento permanente atribuído.
• Redução de mesa. 18% dos líderes da empresa disseram que reduziram o número de mesas e adicionaram mais espaços de reunião para fazer a transição para um espaço colaborativo para as equipes trabalharem juntas.

Como os membros da equipe percebem o modelo de hot desking?

Mesmo antes do início da pandemia, nem todos os funcionários são a favor das práticas de mesa rotativa em seu local de trabalho, mas as estatísticas mostram:

• Apenas 23% das empresas pesquisadas relataram que seus funcionários preferem sua mesa.
• 19% dos líderes da empresa disseram que seus funcionários não são nem a favor nem contra esse conceito
• 10% dos líderes da empresa disseram que seus funcionários estão adotando totalmente o sistema de software de hot desk

Quando os funcionários foram questionados diretamente:

• 33% disseram que gostam do modelo de hot desking
• 27% disseram que não gostam do sistema de hot desking
• O estabelecimento de práticas de hot desking dependerá dos líderes da empresa para ajudar os membros de sua equipe a aliviar as queixas. O sistema de hot desking pode ajudá-los a maximizar seus espaços, mantendo a flexibilidade de sua equipe em seu local de trabalho.

Entendendo as preocupações dos líderes da empresa sobre os ambientes de trabalho híbridos

Quando os líderes da empresa foram questionados sobre sua principal prioridade ao fazer a transição de volta ao escritório, os líderes do local de trabalho responderam unanimemente “manter os membros da equipe protegidos da transmissão do vírus” e “seguir as diretrizes de saúde recomendadas”.

Essa resposta ressoou com a principal prioridade dos funcionários, pois a segurança contra contaminação era a principal prioridade, seguida pelo restabelecimento da equidade no local de trabalho e pela recuperação da produtividade pré-pandemia.

Equipe híbrida: um novo começo para uma equipe de escritório mais produtiva

A grande mudança para locais de trabalho híbridos sinaliza um novo começo para diferentes tipos de equipes de escritório. A equipe híbrida se afastará da tradicional semana de trabalho no local de cinco dias e implementará a flexibilidade de um modelo de trabalho híbrido. O software de agendamento de salas da Microsoft pode ajudar a transição da força de trabalho híbrida para essa nova configuração normal de escritório. Os líderes da empresa devem se preparar para suas implicações de longo alcance na vida pessoal e profissional dos funcionários. Para maximizar o ambiente de trabalho híbrido, os líderes precisam impor etiqueta e práticas de trabalho híbrido, mantendo-se ágeis enquanto navegam pelos desafios da configuração de trabalho híbrido de sua empresa e seus funcionários. Usar um sistema de reserva de sala de reunião para discutir essas mudanças pode informar a todos sobre a ideia.

3 desafios de configuração de trabalho híbrido a serem observados e como superá-los

As empresas estão testando o trabalho híbrido configurado pela primeira vez, à medida que o mundo corporativo retorna lentamente ao novo local de trabalho normal. Embora não haja duas organizações que manipulem a configuração de trabalho híbrido da mesma maneira, elas enfrentam desafios semelhantes de configuração de trabalho híbrido.

Aqui estão três (3) desafios de configuração de trabalho híbrido a serem observados e as estratégias de abordagem para superá-los:

#1: Não há pessoas suficientes dispostas a voltar e trabalhar no local

Se sua empresa se esforça para persuadir as equipes a trabalhar no escritório, comece a descobrir o que os membros de sua equipe precisam para ir ao local de trabalho. Faça uma pesquisa para saber o que faz seus funcionários se sentirem confortáveis ​​e dispostos a retornar ao escritório. Sabendo o que suas equipes precisam, você pode ajustar seus protocolos para que seus funcionários tenham prazer em retornar ao escritório usando um sistema de software de agendamento de salas e mesas.

Por exemplo, se seus funcionários estão preocupados com sua saúde e segurança, forneça soluções tangíveis para resolver suas preocupações. Um software de reserva de mesa possui um recurso de gerenciamento de vacinas que permite que os administradores da empresa monitorem os funcionários vacinados e suas doses programadas subsequentes. O sistema de reservas garante que os membros de sua equipe estejam protegidos por meio do recurso de distanciamento social, garantindo que as mesas mantenham a distância prescrita entre os trabalhadores.

O sistema de agendamento de mesas e salas DeskFlex auxilia as empresas na implementação de horários de trabalho híbridos. Ele permite que os funcionários agendem seu tempo no escritório com dias ou semanas de antecedência. Esse sistema de agendamento de mesa ajudará os funcionários a planejar reuniões com colegas de trabalho e designar suas estações de trabalho no escritório com a ajuda de um monitor de gerente de sala.

#2: Muitos funcionários voltam simultaneamente

Embora voltar ao escritório seja um bom sinal de que seus funcionários valorizam o local de trabalho, isso pode impedir os protocolos de saúde e segurança que sua empresa está tentando impor. Portanto, concentre-se em redistribuir o ‘trabalho no horário do escritório’ e o ‘trabalho remoto’ entre os membros de sua equipe usando um aplicativo de reservas. As equipes devem ter um dia da semana designado para vir ao escritório. Dessa forma, a empresa pode evitar os desafios de ter todos os funcionários de volta ao escritório de uma só vez.

O sistema de software de agendamento de mesa DeskFlex permite a configuração de trabalho híbrido. Ele permite que os membros da equipe programem seus dias no escritório, reuniões de equipe e estações de trabalho usando o aplicativo móvel ou o acesso ao navegador da Web enquanto estão no conforto de casa. Com o sistema de software de reserva de mesa, tanto os líderes da empresa quanto os membros da equipe podem ver quais estações de trabalho estão disponíveis para reserva e quais mesas já estão reservadas.

#3: Os membros da equipe não estão maximizando o uso dos espaços de escritório

Existem várias razões pelas quais os funcionários não estão usando áreas no escritório. Uma pode ser porque as equipes não estão familiarizadas com os espaços, e outra é que o espaço do escritório está sujeito a determinados níveis de autorização. Considere sugerir esses espaços não utilizados para os membros da equipe usarem durante uma reunião da empresa ou quando sua empresa estiver enviando e-mails para todos.

O software de reserva DeskFlex possui um recurso de análise e relatório que pode registrar e monitorar com eficiência a utilização do espaço do escritório para ajudar as organizações a maximizar o uso dos espaços de trabalho. Os líderes da empresa podem usar esse recurso para gerar informações sobre a frequência com que os funcionários reservam estações de trabalho específicas, revisar espaços de escritório sob demanda, o número de reservas confirmadas, canceladas e reagendadas, tipos de equipamentos solicitados, dias ou meses de pico e muitos outros dados críticos relacionadas à reserva de mesa e sala.

Em última análise, a transição para um novo conjunto será enfrentada com desafios. Esse processo de transição se mantém no ambiente de trabalho híbrido. No entanto, identificar os problemas rapidamente e enfrentar esses desafios desde o início pode ajudar a facilitar sua equipe híbrida. À medida que desenvolve soluções diferentes, você estará mais perto de otimizar seu local de trabalho híbrido para suas equipes ágeis.

Como o sistema DeskFlex Hot Desking pode funcionar para o local de trabalho híbrido?

À medida que os lançamentos de vacinação acomodam muitas pessoas da classe trabalhadora, os funcionários estão retornando aos seus locais de trabalho. No entanto, esses funcionários não voltarão a ser como as coisas eram; em vez disso, um local de trabalho híbrido os receberá.

Um ambiente de trabalho híbrido permite que os funcionários agendem seus dias para trabalhar remotamente e trabalhar em casa para cumprir os protocolos de saúde e segurança recomendados no escritório. Essa mudança para um espaço de escritório híbrido apresenta suas ameaças. Os líderes da empresa devem considerar a criação de um ótimo local de trabalho onde seus funcionários serão atraídos a retornar e garantir que eles realmente “querem” trabalhar nas instalações do escritório.

O sistema de hot desk DeskFlex pode ajudar organizações de todos os setores a criar um escritório ágil ao qual todos ficarão entusiasmados em voltar. O sistema organiza os horários dos membros da equipe para atrair a colaboração da equipe no local de trabalho. Além disso, sua equipe pode reservar mesas perto de seus outros colegas de equipe, mantendo a distância social segura entre as mesas.

Usando o sistema de reserva de sala de reunião online, os membros de sua equipe podem visualizar, selecionar, modificar, confirmar ou cancelar reservas de mesa e reuniões de equipe. Como a colaboração é sempre valorizada entre as equipes, o sistema de reserva de salas de conferência pode ajudar a organizar reuniões seguras entre grupos. O DeskFlex vem com um software de reserva de mesa baseado na web e interface de aplicativo móvel que pode acelerar o acesso ao sistema de reserva de mesa. Com o recurso de software de gerenciamento de vacinas, os líderes da empresa podem monitorar o status de vacinação de seus funcionários e o agendamento da próxima dosagem.

Pesquisas recentes revelaram que os funcionários querem trabalhar na maioria dos dias no escritório e trabalhar em casa por um ou dois dias. Deixar de fornecer uma ótima experiência no local de trabalho híbrido colocará você em risco de reter os melhores talentos e altas taxas de desgaste de funcionários.