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8 raisons essentielles pour lesquelles chaque bureau devrait utiliser un logiciel de réservation de réunion, en particulier pendant la pandémie de COVID19

Les salles de conférence sont de précieuses ressources de bureau partagé. Mais tout le monde n’a pas besoin de les utiliser tous en même temps, surtout pendant une pandémie. Même la moindre demande devient difficile et chronophage si votre entreprise n’intègre pas de méthodes efficaces de réservation de salle de conférence. Le fait de ne pas mettre en place de telles pratiques sur le lieu de travail peut entraîner des salles de réunion doublement réservées, des erreurs de planification, des problèmes de restauration et d’espace gaspillés, de mauvaises impressions des visiteurs, etc.

Le logiciel de réservation de réunion aidera à augmenter la capacité et l’utilisation des salles en permettant aux travailleurs de localiser et de réserver l’espace adapté à leurs besoins. Ils contribueront également à faire une première impression positive à la réception en intégrant des fonctionnalités adaptées aux besoins des visiteurs.

Pour vous aider à trouver la meilleure option, nous avons répertorié les fonctions essentielles d’un logiciel de planification de conférence et huit raisons pour lesquelles vous devriez avoir une application de réservation de salle de réunion.

Fonctions essentielles du logiciel de planification de conférence que vous devez connaître

Le logiciel de gestion de conférence est une approche commerciale qui aide les spécialistes et les organisations à planifier et réserver des réunions plus efficacement sur le lieu de travail. Également connu sous le nom de logiciel de réservation, le programme gère les cinq fonctions essentielles suivantes.

  • Fonction de planification client : Fournit aux personnes le calendrier des consultants d’une organisation pour prendre rendez-vous.
  • Planification des membres de l’équipe : aide les propriétaires d’entreprise à suivre les horaires de leurs employés en temps réel.
  • Rappels informatisés : Cela vous permet de donner aux clients et aux employés des rappels automatiques (par e-mail ou SMS) concernant les rendez-vous à venir et la planification des salles.
  • Administration du calendrier : vous aide à ajouter des rendez-vous/réunions au calendrier et à les échanger avec des amis à divers endroits.
  • Programme automatisé en temps réel : Après avoir déposé une commande de rendez-vous, vous pouvez automatiquement la confirmer ou la rejeter.

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8 raisons pour lesquelles vous devriez intégrer des programmes de réservation en milieu de travail

De nombreuses entreprises considèrent les salles de réunion comme une ressource importante, voire essentielle. C’est un point focal ou un espace de travail nécessaire pour les réunions internes, les présentations, les partenariats et une opportunité qui génère une croissance des revenus. Examinons les raisons pour lesquelles les programmes de réservation peuvent aider votre entreprise à la fois financièrement et opérationnellement.

#1. Réservation simplifiée de salle de conférence

Les utilisateurs peuvent rechercher des éléments en fonction de leur position, de leur attribut, de leur capacité ou de leur équipement. En fonction de son niveau d’accès, de connaissances ou d’autorité, l’utilisateur peut avoir différents niveaux d’autorisation, tels que lecture seule, demander ou réserver directement la salle, ou ne pas voir la salle du tout. Les utilisateurs administrateurs peuvent également modifier toutes ces options.

#2. Facilité d’utilisation dans la réservation de salles de réunion

Il y a une réduction du volume de clics nécessaires pour faire et modifier les réservations, grâce aux fonctionnalités de glisser-déposer de l’outil de réservation simplifié. Changer une date de réservation, par exemple, ne prend que quelques clics de souris. Il met à jour tous les aspects de la réservation et toutes les parties prenantes concernées.

#3. Intégration de Microsoft Exchange et Outlook

Le logiciel intègre MS Exchange et Outlook pour faciliter la planification et les réservations. Le processus d’intégration ne prend que quelques minutes. Les utilisateurs et les gestionnaires d’événements professionnels peuvent utiliser le système de réservation de salles Outlook pour décider du bon moment pour organiser un événement. Les utilisateurs peuvent facilement organiser des réunions à l’aide du calendrier en ligne dans le gestionnaire de salle de réunion Outlook et le partager avec tous les membres de leur équipe.

#4. Support de travail polyvalent

Les entreprises voient des méthodes de travail polyvalentes pour pousser l’allocation intelligente des salles et générer un retour sur investissement élevé. L’outil de planification des salles dispose d’interfaces en libre-service et contrôlées de manière centralisée. D’un simple clic, les utilisateurs peuvent réserver des salles et faire du partage de bureau rapidement et efficacement !

#5. Panneaux tactiles pour les écrans de salle

Les utilisateurs peuvent également se connecter à une réservation de salle de conférence ou de bureau en scannant un code QR sur leurs appareils mobiles. Les utilisateurs peuvent se déconnecter de la réservation via des écrans de réservation de chambre sans contact. Après un cycle de réservations continues, la machine organisera une heure pour l’assainissement du bureau et de la salle de conférence.

#6. Fonction de gestion efficace des visiteurs

La marque et l’intégrité de l’entreprise sont souvent affectées par l’expérience du visiteur. L’expérience doit être la plus efficace possible à tout moment. La programmation des salles de conférence permet un contrôle total des clients via le kiosque de réception, y compris la surveillance des visiteurs de l’arrivée au départ. Les utilisateurs peuvent modifier la fonctionnalité de sécurité des visiteurs pour fournir n’importe quoi, d’un journal de bord électronique essentiel à des intégrations technologiques plus sophistiquées. Ces fonctions comprennent un scanner biométrique, des caméras de sécurité, un suivi sans masque, un balayage de la température corporelle et un registre des visiteurs non autorisés.

 

#7. Prend en charge les systèmes PBX

Le gestionnaire d’appels Cisco Cyber Security Systems 4.3(x) doit être compatible avec un système de réservation de salle robuste. Le programme de réservation de salles doit être conforme aux directives et aux paramètres d’évaluation de Cisco Cyber Security System. Les utilisateurs peuvent effectuer des réservations de salles en ligne en toute sécurité avec des normes élevées de cryptage et de protection des données.

#8. Rapports ou analyses complets

Le logiciel de réservation de réunion doit avoir un système de surveillance sonore qui aide en montrant l’état des postes de travail. Cette fonctionnalité aiderait votre entreprise en vous permettant de choisir un poste de travail qui répond à vos besoins ou à ceux de vos employés. Pour optimiser votre capacité d’espace et ajuster votre espace en conséquence, vous pouvez réserver et surveiller des équipements tels que des projecteurs, des ordinateurs et des tableaux blancs.

Conclusion

Le logiciel de réservation de réunions peut radicalement repenser la façon dont votre entreprise planifie et organise les réunions. Cette technologie de pointe vise à éliminer les erreurs de bureau coûteuses qui contribuent à une efficacité réduite et à une mauvaise gestion du temps. Les employés bénéficient d’outils de réservation de salles de conférence dans plusieurs domaines, et les administrateurs des installations bénéficient de perspectives axées sur les données.

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