Le rôle croissant des logiciels de réservation de bureau dans les lieux de travail de demain
L’écriture est sur le mur : les lieux de travail de demain n’auront probablement jamais l’apparence (ou le fonctionnement !) de ce qu’ils étaient il y a quelques mois à peine ! Alors que les bureaux rouvriront après la période de travail à distance des fermetures forcées de COVID-19, les employeurs introduiront de nouveaux paradigmes de travail pour se conformer à l’évolution des choses. Le plus important parmi les nouveaux changements est une révision des bureaux assignés et une nouvelle perspective sur le hot-desking, l’hôtellerie et les espaces de travail partagés.
Dans ce tout nouvel environnement, le rôle du logiciel de réservation de bureau sera essentiel.
Plus que de simples réservations de bureau
Dans le nouveau « bon de travail », les employés ne se contenteront pas de réserver des bureaux, des cabines et des postes de travail. Ils auront besoin de plus de soutien que cela… bien plus ! En effet, certains employés continueront probablement à travailler à domicile, tandis que d’autres partageront leur temps entre les bureaux à domicile et les lieux de travail. D’autres membres du personnel peuvent avoir des arrangements d’hébergement, où ils utilisent des bureaux et des salles de conférence sur une base renouvelable ou rotative.
Appeler une réservation de bureau ne suffira plus – un logiciel de réservation de bureau intelligent est la seule voie à suivre.
Le rôle des gestionnaires de bureau et des administrateurs d’installations est également sur le point de devenir plus complexe. Ils feront face à une foule de nouveaux défis :
- Comment utiliser efficacement les bureaux et les postes de travail lorsque les employés ne les occupent pas 100 % du temps ?
- Mettre en œuvre la distanciation sociale dans l’enceinte du bureau – en particulier les jours où un nombre important d’employés se trouve dans les locaux ?
- Comment mettent-ils en œuvre un nettoyage amélioré des bureaux et des bureaux, tout en s’assurant que tout le monde (qui est au bureau) a un espace de travail à utiliser ?
Celles-ci, et toute une série d’autres questions complexes, nécessitent une approche différente pour attribuer des bureaux et des cabines dans l’espace de travail. Et c’est pourquoi les organisations tournées vers l’avenir cherchent à automatiser cet aspect critique de la vie au travail.
Apporter intelligence et efficacité aux réservations de bureau
Les responsables de bureau pourraient-ils mieux organiser la rentrée en mettant en œuvre des feuilles de calcul partagées et des documents Microsoft Work ou Google Sheet hébergés dans le cloud ? Peut-être. Cependant, les feuilles de calcul et les documents partagés n’ont tout simplement pas le niveau d’intégration et d’intelligence nécessaire pour réussir, en particulier pour une organisation de 50 employés ou plus. À un moment donné, lorsque le bureau devient plus occupé de jour en jour. Le problème persistant des versions obsolètes, des données erronées et des entrées désynchronisées fera son apparition.
Les outils de gestion de l’espace de travail, comme le logiciel de réservation de salles et de bureaux de DeskFlex, sont particulièrement aptes à relever tous les défis – et bien plus encore ! Contrairement aux feuilles de calcul autonomes, ces solutions logicielles s’intègrent aux systèmes d’entreprise, comme Microsoft Outlook, MS Exchange et Active Directory.
Et, parce que la solution fonctionne de concert avec les calendriers des employés et les profils en ligne. Les réservations de bureau et de salle peuvent rapidement prendre en compte des situations fluides. Comme une mise en disponibilité d’un employé, qui rend son bureau disponible pour une réaffectation. Une solution de tableur quitterait probablement ces bureaux. Cabines et pièces inutilisées, ce qui entraîne une utilisation inefficace d’un espace de travail rare.
Le nouveau paradigme de travail exige que les responsables des ressources humaines et les administrateurs des installations modifient leurs propres approches de gestion de l’espace de travail. Et la seule façon de le faire de manière efficace et efficiente est de déployer un logiciel de réservation de bureau complet.
