Tecnologia di prenotazione delle sale: il segreto per rendere più piacevoli e coinvolgenti le riunioni del team

Riunioni e conferenze fanno andare avanti le organizzazioni. È l’occasione in cui dipartimenti e team valutano le proprie prestazioni e quanto sono vicini o lontani dal raggiungimento dei propri obiettivi.

Tuttavia, la maggior parte dei dipendenti afferma di odiare le riunioni per una serie di motivi. Trovano le conferenze lunghe, noiose e li rendono assonnati. Ma le questioni più significative in queste sessioni sono il modo in cui le persone sono coinvolte e le modalità di prenotazione delle sale: stress, conflitti, overbooking, no-show e altro ancora.

Nonostante la cattiva reputazione di partecipare alle riunioni, è positivo che questa riunione sia essenziale per il successo dell’azienda. Come di vitale importanza, le sessioni di riunione aiutano i dipendenti a sentirsi fidati, inclusi e motivati, sapendo che possono contribuire alla crescita delle loro aziende.

Organizzare incontri piacevoli e pieni di risorse

Gli incontri sono qui per restare. I team devono creare un’esperienza migliore per se stessi e per i membri del proprio team e utilizzare la tecnologia di prenotazione delle sale per alleviare lo stress della conferenza e servire il vero scopo della riunione.

In questo blog, il nostro obiettivo è aiutare te e le tue organizzazioni a fornire sessioni di conferenza più significative e utili condividendo idee che integrino perfettamente le vostre sale riunioni. Iniziamo dando ragioni per rallegrare i luoghi del tuo ufficio.

Motivi per cui ti piaceranno le sale conferenze

Affermiamo l’importanza di avere riunioni di team. Tuttavia, la sua efficacia dipende dalle sue risorse, come la sala sessioni. Avere una sala conferenze ben attrezzata e arredata aiuta i membri del team ad aumentare le proprie prestazioni. Tra i motivi per cui queste sale conferenze sono il luogo ideale:

1. Sono custodi del segreto.
2. Servono come stazioni di collaborazione.
3. Creano una cultura connessa.
4. Serve come trampolino di lancio per la missione.
5. Ti dà il potere di fare una grande impressione.
6. Ti permette di concentrarti meglio.
7. Perfetto per i campi di addestramento per raggiungere il successo.
8. Incoraggiare le aziende ad andare avanti.
9. Ha un’atmosfera fantastica per ispirare collaborazione e creatività.
10. Sono la porta per scoprire nuovi talenti.

Accessori di visualizzazione della sala per una migliore esperienza di riunione

Gli incontri efficaci sono buoni incontri.

Una volta che le organizzazioni hanno concordato di tenere una riunione, un addetto alla reception lo contrassegnava sul calendario, informava le persone coinvolte una per una e sceglieva manualmente una sala da utilizzare. Questi accordi per le riunioni hanno portato a molti errori come doppie prenotazioni, comunicazioni errate, mancate presentazioni e molti altri che si tradurranno anche in riunioni improduttive.

Per fortuna, l’unica cosa costante è il cambiamento.

Gli uffici si sono evoluti nel corso degli anni da cubicoli a spazi chiusi e ora hanno sostituito le planimetrie aperte. Offre ai membri del team uno spazio di lavoro flessibile in cui possono scegliere le stazioni di lavoro che preferiscono in qualsiasi momento. Dalla prenotazione manuale di una sala all’invito dei partecipanti, ora possono prenotare rapidamente una sala e inviare un invito.

Proprio come gli uffici e l’organizzazione del lavoro, il processo della sala riunioni si è evoluto in attività più convenienti e senza problemi. Sono finiti i giorni di estenuanti preparativi per riunioni che causano sessioni inefficienti. Ora puoi eliminare lo stress dal passaggio iniziale all’ultimo.

Ma è una questione di tecnologia e di integrazione dei sistemi di prenotazione delle sale per rendere questi miglioramenti una realtà. Per rendere le tue riunioni ancora più coinvolgenti e divertenti, abbiamo creato un elenco di hardware e software del sistema di prenotazione delle sale per rendere piacevole l’esperienza dei tuoi ospiti e partecipanti.

Visualizzazione del sistema di prenotazione delle sale

Un touchscreen del display della sala è parte integrante del sistema di pianificazione della sala. È agganciabile al di fuori delle sale riunioni. Oltre alle integrazioni del sistema di prenotazione delle sale, questo dispositivo offre le seguenti funzioni:

• Visualizza la disponibilità di una sala utilizzando un sistema di illuminazione a LED stilizzato.
• Rilascia automaticamente la camera se nessuno conferma la prenotazione entro 15 minuti.
• Mostra chi sta attualmente utilizzando una specifica sala conferenze e la durata.
• Espone il tempo rimanente di disponibilità di una sala conferenze.
• Se una sessione termina in anticipo, la stanza viene rilasciata agli utenti seguenti.
• Se una sessione si estende, gli utenti possono facilmente personalizzare le impostazioni di prenotazione fino al termine.
• Supportato da RJ45 con Power over Ethernet (PoE), è utilizzabile anche senza presa.
• Connetti al Wi-Fi

Applicazione del sistema di pianificazione delle sale

Utilizzando i propri dispositivi portatili, chiunque può accedere al sistema di prenotazione delle sale della tua organizzazione ovunque e in qualsiasi momento. Viene fornito con un’app mobile che puoi installare sul tuo smartphone o laptop e presenta le seguenti funzionalità:

• Consenti l’accesso ai dati di una sala riunioni esistente, alla sua disponibilità, alle dimensioni e alle attrezzature disponibili.
• Fornisce informazioni sui tempi di prenotazione per una sala specifica in un dato momento
• Ti permettono di prenotare una sala conferenze all’ora e alla data che preferisci.
• Crea e invita i partecipanti alla riunione con Outlook del software di prenotazione delle sale.
• Personalizza l’interfaccia di prenotazione della sala e della scrivania.
• interfaccia amichevole
• Fornire immagini ad alta definizione degli spazi degli uffici.
• Invia notifiche automatiche.
• Genera rapporto e analisi.
• Compatibile con tutti i dispositivi
• Mostra prenotazione, disponibilità e conferma in tempo reale.
• Fornire accesso multilingue.
• Opzioni di pagamento sicure
• Garantire le pratiche di salute e sicurezza sul lavoro.

Mappe del pavimento 3D personalizzate

Un sistema di prenotazione delle sale può anche essere dotato di planimetrie 3D personalizzabili. Una volta che la tua azienda ha implementato il software di pianificazione delle sale e delle risorse, gli sviluppatori personalizzano questa planimetria 3D in base alla struttura della tua organizzazione. Questa caratteristica offre i seguenti vantaggi:

• Indica le sale riunioni e i tavoli occupati e disponibili utilizzando la codifica a colori.
• In questo modo è facile trovare una sala specifica come se ci si trovasse sulle mappe 3D del pavimento.
• In caso di emergenza o necessità di trovare qualcuno, puoi trovare rapidamente la sua posizione.
• Visualizza il profilo online di ogni membro del team con le foto sincronizzate con Windows Active Directory.
• Consenti ai membri del team di cambiare postazione di lavoro su qualsiasi piano, sala o spazio dell’edificio.

Chiosco

L’era del COVID cambia il modo in cui le persone si incontrano. Ora che possono tornare gradualmente alle riunioni regolari, hanno bisogno dell’hardware del sistema di prenotazione delle sale, come un chiosco nella hall, per aiutarli a proteggere i membri del team, gli ospiti e il posto di lavoro dalla contaminazione. Un chiosco può offrire alla tua organizzazione questi vantaggi:

• Il suo design elegante facilita la disinfezione del dispositivo.
• Trasmetti i dati al sito di controllo centrale per un facile monitoraggio e modifica da parte degli amministratori
• Check-in, check-out, visualizzazione e modifica delle prenotazioni delle sale con un solo tocco
• Riduce la necessità di un contatto faccia a faccia quando si prenota uno spazio in ufficio.
• Risparmia sulle spese in quanto elimina la necessità del personale della reception al momento della prenotazione di un tavolo.
• Viene fornito con uno schermo tattile altamente sensibile per un uso touch leggero
• Supporta il formato video Full HD

Beacon Bluetooth

Un’altra aggiunta allo strumento conforme al COVID del sistema di prenotazione delle sale è Bluetooth Beacons. Questo piccolo dispositivo blu ti consente di svolgere le seguenti funzioni senza contatto, diminuendo le possibilità di trasmissione del virus.

• Entrata e uscita
• Invia e acquisisci informazioni su brevi distanze.
• Visualizza le riunioni imminenti per un determinato spazio.
• Prenota la postazione
• Facile da installare per vetro, legno e cartongesso
• Mostra la disponibilità dei dispositivi connessi tramite Bluetooth

Sistema di gestione delle prenotazioni della sala centrale

Tutti i dispositivi e le app che integri con il tuo sistema di pianificazione della sala e dei posti sono gestiti centralmente da un’app basata su cloud. Il software di pianificazione delle sale e delle risorse offre le seguenti funzionalità:

• Dati sull’utilizzo della sala riunioni
• Considerazioni sui comportamenti di prenotazione
• Aiuta ad apportare le modifiche necessarie ai posti e alla gestione delle sale per migliorare l’efficienza e la funzionalità.
• Ciò rende la gestione della sala riunioni più gestibile.
• Viene fornito con il massimo livello di sicurezza per un’elevata sicurezza dei dati

FlexCube

Il dispositivo di gestione del lavoro all’avanguardia insieme alle integrazioni del sistema di prenotazione delle sale rendono conveniente prenotare una scrivania o un’area di lavoro. Inoltre, il posto e lo schermo della sala ti aiuteranno a fare quanto segue:

• Prenota posti o spazio di lavoro
• Fornire un’accurata disponibilità delle scrivanie.
• Prenotazione facile scansionando il codice QR tramite un’app
• Guarda le prossime prenotazioni con Outlook
• Indica la disponibilità dello spazio di lavoro tramite la guida ai colori.
• Leggero e facile da mettere ovunque.
• Connettiti a Internet tramite Wi-Fi
• Luci a LED.

Ricorda che la vera essenza dell’incontro è al di là della tua agenda

Secondo una recente ricerca, i partecipanti vedono gli incontri efficaci come un nuovo apprendimento. Per quanto possibile, la conoscenza è meglio condivisa e fornita a tutti i partecipanti. Ma ci sono momenti in cui questo non è possibile. Nonostante l’apprendimento inattivo, potresti comunque dover partecipare alla riunione per condividere la tua prospettiva e le tue idee in modo che gli altri possano imparare e coordinarsi. Se tutti i partecipanti sanno che lo scopo della riunione non riguarda solo te e loro, li aiuterà ad affrontare il fastidio percepito che ciò può comportare.

È nativamente essere egocentrici, in particolare in un posto di lavoro in cui regna una cultura più indipendente. Ma è ancora possibile salvarsi prima di una riunione per essere più orientati al team. Puoi farlo immaginandoti come parte di un team che lavora attorno a obiettivi comuni o pensando che il successo richieda un lavoro di squadra. Mentre ti prepari a essere orientato verso gli altri, scoprirai che anche se la conferenza potrebbe non essere la più coinvolgente per te e i tuoi colleghi, serve comunque al suo scopo per l’intero team e l’azienda.

Il software di prenotazione delle sale DeskFlex Outlook ti aiuterà a diventare il membro del team che volevi essere.