Blog
La pandemia di Coronavirus è il catalizzatore del cambiamento, ma in una tendenza al ribasso. Le attività economiche in tutto il mondo hanno rallentato o smesso di funzionare poiché le misure di salute e sicurezza sono diventate la massima priorità. La crisi sanitaria ha rappresentato una minaccia per la sicurezza nazionale. Per un periodo le aziende si sono adattate, consentendo ai propri dipendenti di lavorare da casa. Solo le attività essenziali come i settori alimentare, medico, dei servizi pubblici, delle comunicazioni e della sanità potevano operare con una forza lavoro scheletrica.
I governi potrebbero sostenere il loro popolo solo per un breve periodo. Tenere i cittadini chiusi nelle loro case e senza lavoro ha danneggiato l’economia in modi senza precedenti. Quindi le imprese devono iniziare a riaprire per evitare un ulteriore collasso dell’economia. La graduale riapertura degli esercizi commerciali ha richiesto l’attuazione di piani di salute e sicurezza prima del rientro dei dipendenti. Questo piano dovrebbe includere un software di prenotazione della scrivania in cui possono implementare un sistema di prenotazione della scrivania.
È il processo o la strategia per gestire e massimizzare l’uso degli spazi, delle risorse e delle risorse dell’ufficio attraverso la tecnologia del software di prenotazione degli uffici. Gli spazi ufficio sono le scrivanie, i cubicoli, le postazioni di lavoro, le sale riunioni, le sale conferenze, gli spazi di coworking, i parcheggi, gli spazi di collaborazione e gli uffici privati all’interno dell’edificio aziendale. Allo stesso tempo, le risorse e le risorse sono laptop, proiettori, schermi TV, telefoni per conferenze, altoparlanti e altre attrezzature legate al lavoro.
Il software di hot desking è un’applicazione programma utilizzata per la gestione dello spazio e delle strutture dell’ufficio. Consente ai titolari di attività commerciali e ai membri del loro team di prenotare o prenotare spazi di lavoro tramite il browser Web, il computer aziendale o l’app mobile.
Qualsiasi organizzazione con più di dieci (10) membri può utilizzare la tecnologia del sistema di prenotazione degli hotel dell’ufficio. Le organizzazioni di vari settori possono utilizzare soluzioni software di gestione hot desk nei propri luoghi di lavoro.
Alcuni dei settori che possono utilizzare soluzioni software di hot desking di sistema:
e) Istituzioni educative
ii) Settori sanitari
iii) Società private
iv) Enti pubblici
v) Istituzioni finanziarie
vi) Studi legali
vii) esercizi commerciali
viii) Complessi industriali
ix) Industrie di call center
Molto più.
Ci sono numerosi motivi per cui le organizzazioni HANNO BISOGNO di un sistema di prenotazione sul posto di lavoro. Il motivo principale per un sistema di prenotazione della scrivania dell’ufficio è garantire che i membri del tuo team non abbiano contratto il Coronavirus sul posto di lavoro quando tornano in ufficio durante la pandemia.
Il software di gestione dell’hot desking DeskFlex è il primo a sviluppare funzionalità software conformi al COVID che aiutano le organizzazioni a tornare in sicurezza in ufficio o nei campus scolastici.
Il software di gestione dell’hot desking DeskFlex è l’unica tecnologia software in grado di fornire le seguenti funzioni del programma:
Per promuovere i protocolli di distanziamento sociale:
La pianificazione dinamica è una funzione che disabilita automaticamente le scrivanie e le postazioni di lavoro vicine che si trovano entro un raggio di 2 metri quando alcuni prenotano un ufficio o uno spazio sulla scrivania.
Il limite di capacità è una funzione che consente ai gestori delle strutture di limitare o limitare il numero di persone per prenotare una scrivania o una postazione di lavoro in un’area del pavimento. Gli amministratori possono impostare un limite in base al numero di tavoli che consentirebbero ai dipendenti di prenotare o alla metà della capacità totale della superficie.
Gestisci sondaggio è una funzionalità che consente agli amministratori del sito di aggiungere, eliminare o modificare le domande del sondaggio sul distanziamento sociale che vengono poste quando si accede al sistema. Gli amministratori del sito possono aggiungere politiche e protocolli aziendali relativi alla conformità COVID presso la loro struttura.
Con il software di gestione dei visitatori DeskFlex, ospiti e visitatori possono anche prenotare una sala riunioni, una sala conferenze, un luogo per attività e attrezzature per un periodo specifico. Le organizzazioni possono affittare i loro spazi condivisi a estranei che desiderano utilizzare le strutture del campus per le loro attività. Gli spazi condivisi e l’affitto delle strutture del campus possono generare entrate aggiuntive per l’organizzazione.
Per facilitare il tracciamento dei contatti:
I DeskFlex Beacon sono l’ultima innovazione utilizzata per fornire servizi basati sulla posizione tramite segnali Bluetooth per il processo di check-in e check-out. I beacon consentono ai dispositivi Bluetooth di inviare e acquisire informazioni su brevi distanze. Mentre l’utente si sposta lungo l’edificio, il radiofaro Bluetooth più vicino catturerà il segnale dal dispositivo mobile e manterrà i dati dell’utente.
I beacon Bluetooth inviano queste informazioni al server centrale. Tiene traccia dell’attività di accesso di ciascun utente per quel giorno e quell’area. L’amministratore dell’azienda può recuperare i dati in caso di un focolaio in ufficio. Il sistema di prenotazione desktop DeskFlex mostrerà tutti gli utenti che hanno effettuato l’accesso al momento del contatto con una persona infetta.
Per mantenere la pulizia e ridurre il contatto superficiale:
Il software di sanificazione automatica del tavolo consentirà all’utente successivo di prenotare il tavolo dopo che il team di pulizia avrà eseguito la sanificazione dell’area di lavoro. Gli utenti noteranno un messaggio pop-up che li informa del tempo disponibile per creare una prenotazione presso la propria scrivania, sala riunioni, workstation o apparecchiature.
DeskFlex Room Display aiuta gli uffici e le organizzazioni a tornare in ufficio dopo i blocchi COVID utilizzando il nuovissimo display contactless. Lo schermo della stanza senza contatto aiuta a prevenire la diffusione delle infezioni sul posto di lavoro.
Il nuovo DeskFlex FlexCube è dotato di un design elegante e moderno a scatola nera e di funzionalità più interattive rispetto al suo predecessore: FlexCube Light. Il nuovo DeskFlex FlexCube è il dispositivo di gestione dello spazio di lavoro di livello successivo che consente agli utenti di visualizzare la disponibilità dello spazio. Consentirà agli utenti di effettuare il check-in e il check-out contactless utilizzando la scansione del codice QR e l’indicatore luminoso a LED per determinare lo stato della workstation in tempo reale.
La funzione di rilevamento della maschera e della temperatura di DeskFlex previene la diffusione delle infezioni sul posto di lavoro dopo la pandemia di COVID-19 non consentendo alle persone contrassegnate di entrare in strutture sicure. È per l’assistenza sanitaria, l’istruzione, gli affari, gli affari, i call center e le istituzioni governative dove arrivano molte persone in un dato giorno.
Il posto di lavoro è in continua evoluzione, con i lavoratori moderni che richiedono una disposizione dei posti a sedere non convenzionale sul posto di lavoro. La trasformazione digitale del business ha creato tendenze di lavoro dinamiche incentrate su flessibilità, collaborazione, creatività e produttività.
I membri del team sono più agili quando si tratta di portare a termine il proprio lavoro. Ci sono giorni in cui i membri del team hanno bisogno di discutere insieme le idee; ci sono momenti in cui i membri del team hanno bisogno di concentrarsi su un compito da soli e senza distrazioni. Queste attività lavorative coinvolgono vari tipi di postazioni di lavoro e scrivanie. Le organizzazioni devono ripensare il modo in cui progettano i propri spazi. Per ospitare gruppi di lavoro dinamici, i responsabili delle strutture dovrebbero considerare la possibilità di fornire più tipi di postazioni di lavoro. Ad esempio, un’attività di collaborazione richiede un lungo tavolo in cui i membri del team possono sedersi insieme e discutere un progetto. Una sessione di consultazione richiede una stanza privata in cui due lavoratori possono parlare di valutazioni del lavoro o simili. Un angolo dell’ufficio può essere utile per i lavoratori che desiderano trascorrere del tempo in tranquillità o da soli.
Come risultato della trasformazione del posto di lavoro, le organizzazioni devono riprogettare i propri uffici per accogliere questi cambiamenti. Pertanto, con la nuova configurazione dei luoghi di lavoro, utilizzare soluzioni software di hot desking per organizzare queste risorse ed evitare che i membri del team entrino in conflitto sull’uso dell’area di lavoro.
Le soluzioni software di hot desking DeskFlex possono aiutare a massimizzare l’uso degli spazi dell’ufficio in molti modi.
Altri motivi per cui le organizzazioni dovrebbero utilizzare il sistema di prenotazione degli uffici DeskFlex:
Con il sistema di prenotazione degli uffici DeskFlex nella tua azienda, tu e i membri del tuo team potete utilizzare le seguenti funzionalità oltre alle funzioni conformi al COVID sopra menzionate.
Il futuro dello spazio di lavoro è intergenerazionale, nel senso che trascende le diverse generazioni di lavoratori. Gli imprenditori devono anticipare i cambiamenti nel modo in cui le persone vivono, lavorano e utilizzano la tecnologia nelle loro vite. I leader devono riconoscere i fattori che motivano i membri del team ad aumentare la produttività del lavoro e trattenere i migliori talenti nell’azienda.
Il team multigenerazionale è un mix di dipendenti giovani e anziani. Diverse generazioni hanno preferenze e aspettative diverse che gli uffici moderni devono soddisfare. Secondo studi recenti, i millennial preferiscono avere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, ricevendo a volte salari più bassi in cambio di più tempo libero per godersi un po’ di più la vita. Ai millennial non interessa chi siede nell’ufficio migliore. Il luogo in cui ti siedi in ufficio non definisce la tua posizione nell’organizzazione. Vogliono maggiore flessibilità al lavoro e non vogliono passare tutto il giorno alla scrivania. Vogliono provare cose diverse, spostarsi o essere in grado di lavorare da casa. A volte preferiscono lavorare in piedi che seduti. Pertanto, una forza lavoro diversificata rappresenta una sfida immobiliare per molti facility manager che si occupano di immobili aziendali.
Le organizzazioni possono utilizzare l’innovazione del software di prenotazione hot desk in qualsiasi momento o in qualsiasi fase della loro impresa. Supponiamo che gli imprenditori decidano di integrare il sistema di prenotazione dei tavoli nella loro organizzazione. In questo caso, i sistemi di prenotazione sale hot desking DeskFlex possono integrarsi perfettamente nelle reti aziendali esistenti e possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze dell’azienda.
Puoi utilizzare il software di prenotazione in ogni settore, praticamente ovunque sia disponibile un’organizzazione. Il sistema di prenotazione DeskFlex è un’applicazione basata su cloud che consente ai clienti di accedere al sistema da qualsiasi parte del mondo. Quindi, indipendentemente dal fatto che abbiano un’attività negli Stati Uniti e in Europa, Asia, Sud Africa, America Latina o in qualsiasi parte del mondo, le organizzazioni possono utilizzare il software di prenotazione DeskFlex.
Ad esempio, puoi utilizzare il software di prenotazione dei tavoli nella gestione di scuole, college e campus, consentendo agli amministratori scolastici, agli insegnanti, al personale scolastico e agli studenti di utilizzare il sistema per accedere ad aule, auditorium, luoghi di attività, palestre scolastiche, laboratori, spazi di studio e molti altri Di Più.
Società corporative come studi legali, banche, studi di contabilità, società di consulenza, società di pubblicità, ecc. possono anche implementare il sistema di prenotazione dei tavoli nella loro organizzazione. Le società di noleggio di spazi di coworking sono adatte a utilizzare il sistema di prenotazione dei tavoli nella gestione dei loro spazi affittati. Le società immobiliari possono anche utilizzare il software hot desk per la gestione dei propri uffici ed edifici.
Strutture sanitarie tra cui ambulatori, ambulatori, centri diagnostici, grandi ospedali, ecc. possono massimizzare l’uso dei loro letti, camere, suite e apparecchiature mediche utilizzando il software di hot desking DeskFlex. Anche le istituzioni governative come gli uffici del governo federale possono trarre vantaggio dal sistema di prenotazione degli hotel dell’ufficio della tua organizzazione.
Alla fine, i loro leader aziendali hanno deciso di implementare il software per la prenotazione di hotel per ufficio DeskFlex nella loro organizzazione. Dopo che gli sviluppatori del software DeskFlex hanno integrato il software di prenotazione della scrivania dell’ufficio nei sistemi dell’azienda, il team del servizio clienti fornirà formazione individuale o aziendale su come utilizzare e accedere al sistema di prenotazione della scrivania DeskFlex.
Tu e i membri del tuo team potete accedere al sistema di prenotazione DeskFlex accedendo alle credenziali fornite dalla vostra azienda su qualsiasi dispositivo disponibile. Scarica e installa il plug-in sul tuo desktop o laptop per iniziare a utilizzare il sistema di prenotazione. Sul tuo cellulare, scarica l’app mobile DeskFlex dall’Apple Store o dal PlayStore e accedi utilizzando le tue credenziali di lavoro.
Dopo aver effettuato l’accesso al sistema DeskFlex, una finestra pop-up mostrerà il questionario COVID19 della tua azienda e la politica di distanziamento sociale, che devi confermare e accettare. Il sistema ti porterà quindi alla Dashboard per eseguire il processo di prenotazione di tavoli e camere. Fare clic sulla scheda Prenotazione e impostare i parametri di prenotazione richiesti. Scegli la data, l’ora, la durata desiderate, lo spazio ufficio preferito, l’edificio, le relative apparecchiature e puoi anche inserire alcune note se lo desideri. Quindi fare clic sul pulsante Conferma per creare la prenotazione.
Il giorno della prenotazione, effettua il check-in o il check-out dalla prenotazione del tuo ufficio utilizzando la scansione del codice QR sul tuo dispositivo FlexCube, la sincronizzazione Bluetooth, i chioschi della hall o tramite il tuo dispositivo mobile. Il sistema ti controllerà anche automaticamente quando il beacon Bluetooth non riesce a sincronizzarsi con il tuo dispositivo per 15 minuti.
Oltre al lungo elenco di caratteristiche e funzioni che il software di prenotazione hot desking DeskFlex può fornire, le organizzazioni possono usufruire di numerosi vantaggi come i seguenti:
L’edificio per uffici riceve la parte più significativa del budget generale di qualsiasi organizzazione aziendale. Le aziende spendono molto per l’affitto di edifici, servizi pubblici, forniture per ufficio e attrezzature. Il software di prenotazione hot desking DeskFlex può ridurre significativamente i costi aziendali generali.
Se la tua azienda ha agenti sul campo o turni, due membri del team possono utilizzare la stessa scrivania in orari diversi o quando necessario. È possibile allocare apparecchiature correlate come laptop e linea telefonica solo a quella specifica scrivania. Puoi anche allocare utenze come unità di alimentazione e aria condizionata solo nello spazio riservato all’ufficio. Con il sistema di prenotazione dei tavoli DeskFlex, gli utenti possono vedere quali tavoli, sale riunioni e attrezzature sono disponibili in quali date specifiche in modo da poter prenotare la loro strada.
I lavoratori sono incredibilmente agili in questi giorni. Vogliono accedere a qualsiasi cosa a portata di mano ea qualsiasi ora del giorno. Supponendo che un membro del personale desideri effettuare una prenotazione allo sportello nel cuore della notte, può eseguire comodamente il processo di prenotazione utilizzando l’app mobile installata sui propri telefoni. Allo stesso modo, qualsiasi collega può decidere di cancellare o modificare la propria prenotazione comodamente da casa.
La flessibilità nella scelta della postazione di lavoro desiderata può anche potenziare i membri del tuo team. Possono lavorare in qualsiasi spazio necessario per completare l’attività. Quando i membri del team hanno bisogno di collaborare, possono prenotare una sala riunioni o uno spazio di coworking. Quando hanno bisogno di un po’ di solitudine per concentrarsi sul lavoro individuale, possono anche riservare uno spazio ufficio adeguato per completare l’attività.
I rapporti e le analisi del software di prenotazione hot desking DeskFlex visualizzano le attività di tutti gli utenti in un grafico di riepilogo. Il sistema genererà rapporti e analisi per gli amministratori dell’ufficio per studiare quali spazi degli uffici sono spazi privilegiati e quali aree degli uffici sono sottoutilizzate. Con i rapporti, gli imprenditori possono prendere decisioni sagge sulla pianificazione dello spazio e sulla riprogettazione del proprio posto di lavoro per soddisfare le attività dei membri del team e le esigenze del progetto.
Ci sono più vantaggi che rischi che le aziende possono raccogliere quando utilizzano le soluzioni software desktop mobili DeskFlex. Una discussione approfondita con ciascuna funzionalità e vantaggi richiede un centinaio di pagine se vogliamo approfondire. Il nostro call center è aperto per richieste in qualsiasi momento. Puoi programmare una demo con uno dei nostri team di vendita per provare in prima persona come funzionano le soluzioni software di hot desking DeskFlex. Puoi anche provare la nostra prova gratuita di 30 giorni per vedere cosa si adatta alla tua organizzazione. Chiamaci ora!