System tworzenia harmonogramów dla sal DeskFlex wykorzystuje specjalnie zaprojektowane urządzenia z ekranem dotykowym, za pomocą których użytkownicy mogą szybko zameldować się i wymeldować ze swojego programu rezerwacji pokoju. Gdy użytkownik rezerwuje boks lub biurko, może zarejestrować się w rezerwacji po przybyciu do biura poprzez zeskanowanie kodu QR w swojej aplikacji mobilnej DeskFlex na ekranie zbliżeniowym w sali konferencyjnej.