Systemy rezerwacji sal DeskFlex automatycznie zwalniają przestrzeń w sali konferencyjnej, kiedy nikt nie potwierdza przyjścia albo nie pojawia się na spotkaniu. Oprogramowanie DeskFlex do zapobiegania porzuconym spotkaniom zwalnia miejsce w domyślnym czasie piętnastu (15) minut. Użytkownik może także ustawić ramy czasowe, po których oprogramowanie anuluje spotkanie. Następnie może udostępnić salę konferencyjną do rezerwacji dla innych użytkowników.
Abandoned Meeting Protection
Ochrona Przed Porzucaniem SpotkańSpotkanie Odwołane I Niepojawienie Się
Spotkania anulowane, lub takie na których nikt się nie pojawił, zdarzają się, gdy nikt nie pojawia się na sesji lub gdy zmienia się lokalizacja spotkania i nikt nie aktualizuje zaproszenia w kalendarzu. Systemy rezerwacji sal konferencyjnych DeskFlex ułatwiają zapobieganie gromadzeniu się starych oraz powtarzających się harmonogramów konferencji w salach.
Pracownicy mogą zameldować się w sali konferencyjnej, skanując kod QR na zbliżeniowym wyświetlaczu w pomieszczeniu. Jeżeli nikt nie zaloguje się do sali konferencyjnej, oprogramowanie do tworzenia harmonogramów dla sal konferencyjnych DeskFlex automatycznie zwolni rezerwację po domyślnie 15 minutach lub po czasie określonym przez organizatora wydarzeń.
Powiadomienie E-Mail, SMS Lub Powiadomienie Z Aplikacji Mobilnej Email, SMS Oraz Powiadomienie Aplikacji Mobilnej
Kiedy system odwołuje spotkanie, oprogramowanie DeskFlex wysyła powiadomienie e-mail z informacją o wydarzeniu do wszystkich zaproszonych na sesję opuszczonej konferencji. System wysyła również SMS-y i alerty aplikacji mobilnej, aby poinformować innych członków, którzy mogą być w podróży lub korzystać z telefonu komórkowego w momencie wprowadzenia zmian. Inni użytkownicy mogą natychmiast sprawdzić, czy sala konferencyjna jest już dostępna do rezerwacji.