Die zunehmende Rolle der Schreibtischbuchungssoftware an Arbeitsplätzen von morgen
Das Schreiben ist an der Wand: Arbeitsplätze von morgen werden wahrscheinlich nie aussehen (oder funktionieren!) genauso wie vor ein paar Monaten! Wenn die Büros nach dem Wegweiser der Zwangsschließung von COVID-19 wiedereröffnet werden, werden die Arbeitgeber neue Arbeitsparadigmen einführen, um der Entwicklung der Dinge zu entsprechen. Am prominentesten unter den neuen Änderungen ist die Neuaufstellung zugewiesener Schreibtische und eine neue Perspektive auf Hot-Desking, Hoteling und gemeinsame Arbeitsbereiche.
In dieser brandneuen Umgebung wird die Rolle der Schreibtischbuchungssoftware entscheidend sein.
Mehr als nur Schreibtischreservierungen
Im neuen „Arbeitsauftrag“ reservieren Mitarbeiter nicht nur Schreibtische, Kabinen und Arbeitsplätze. Sie brauchen mehr Unterstützung als das… viel mehr! Das liegt daran, dass einige Mitarbeiter wahrscheinlich weiterhin von zu Hause aus arbeiten werden, während andere die Zeit zwischen Heimbüros und Arbeitsplätzen aufteilen. Andere Mitarbeiter haben möglicherweise Hotelvereinbarungen, bei denen sie Schreibtische und Konferenzräume drehend oder rotierend nutzen.
Das Eingehen einer Schreibtischreservierung wird es nicht mehr verkürzen – intelligente Schreibtischbuchungssoftware ist der einzige Weg nach vorn.
Die Rolle von Office-Managern und Facility-Administratoren wird ebenfalls komplexer. Sie werden sich mit einer Vielzahl neuer Herausforderungen befassen:
- Wie kann man Schreibtische und Arbeitsplätze effizient nutzen, wenn die Mitarbeiter sie nicht zu 100% der Zeit belegen?
- Implementieren Sie soziale Distanzierung innerhalb der Grenzen des Büros – insbesondere an Tagen, an denen eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitern vor Ort ist?
- Wie implementieren sie eine verbesserte Reinigung von Schreibtischen und Büros und stellen dennoch sicher, dass jeder (das im Büro) einen Arbeitsplatz hat?
Diese und eine ganze Reihe anderer komplexer Fragen erfordern einen anderen Ansatz bei der Zuweisung von Schreibtischen und Kabinen im Arbeitsbereich. Und deshalb versuchen zukunftsorientierte Unternehmen, diesen kritischen Aspekt des Arbeitsplatzlebens zu automatisieren.
Bringen von Intelligenz und Effizienz für Schreibtischbuchungen
Könnten Büromanager die Organisation besser an die Arbeit leisten, indem sie gemeinsam genutzte Tabellen und in der Cloud gehostete Microsoft Work oder Google Sheet-Dokumente implementieren? Vielleicht. Tabellenkalkulationen und freigegebene Dokumente haben jedoch einfach nicht den Grad an Integration und Intelligenz, der für den Erfolg erforderlich ist – insbesondere für ein Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern. Irgendwann, wenn das Büro tagsüber geschäftiger wird. Das mehrjährige Problem veralteter Versionen, fehlerhafter Daten und nicht synchronisierter Einträge wird seinen hässlichen Kopf aufweisen.
Buchungssoftware für Schreibtisch
Tools zur Arbeitsbereichsverwaltung, wie die Zimmer- und Schreibtischbuchungssoftware von DeskFlex, sind besonders geschickt darin, alle Herausforderungen zu bewältigen – und vieles mehr! — oben diskutiert. Im Gegensatz zu eigenständigen Tabellenkalkulationen lassen sich diese Softwarelösungen in Unternehmenssysteme wie Microsoft Outlook, MS Exchange und Active Directory integrieren.
Und weil die Lösung mit Mitarbeiterkalendern und Online-Profilen zusammenarbeitet. Die Schreibtisch- und Raumbuchungen können schnell flüssige Situationen berücksichtigen. Wie eine Mitarbeiterbuchung, die seinen Schreibtisch für eine Neuzuweisung zur Verfügung stellt. Eine Tabellenkalkulationslösung würde diese Schreibtische wahrscheinlich verlassen. Kabinen und Räume unbenutzt, was eine ineffiziente Nutzung des knappen Arbeitsplatzes ermöglicht.
Das neue Arbeitsparadigma erfordert, dass HR-Manager und Facility-Administratoren ihre eigenen Workspace-Management-Ansätze ändern. Und der einzige Weg, dies effizient und effektiv zu tun, ist die Bereitstellung einer voll ausgestatteten Schreibtischbuchungssoftware.
- How to make efficient use of desks and workstations when employees don’t occupy them 100% of the time?
- Implement social distancing within the confines of the office – especially on days when a significant number of staff are on premises?
- How do they implement enhanced cleaning of desks and offices, yet still ensure everyone (that’s in the office) has workspace to use?
These, and a whole slew of other complex questions, need a different approach to assigning desks and cubicles in the workspace. And that’s why forward-looking organizations are looking to automate this critical aspect of workplace life.
Bringing intelligence and efficiency to desk bookings
Could office managers do a better job of organizing back to work, by implementing shared spreadsheets and cloud-hosted Microsoft Work or Google Sheet documents? Perhaps. However, Spreadsheets and shared documents just don’t have the level of integration and intelligence needed for success – especially for an organization with 50 or more staff. At some point, when the office gets busier by the day. The perennial issue of outdated versions, erroneous data, and out-of-sync entries will rear its ugly head.
Workspace management tools, like DeskFlex’s room and desk booking software, are especially adept at addressing all the challenges – and much more! – discussed above. Unlike stand-alone spreadsheets, these software solutions integrate with corporate systems, like Microsoft Outlook, MS Exchange and Active Directory.
And, because the solution works in concert with employee calendars and online profiles. The desk and room bookings can quickly take into account fluid situations. Like an employee booking-off, which makes his/her desk available for reassignment. A spreadsheet solution would likely leave those desks. Cubicles and rooms unused, making for an inefficient use of scarce workspace.
The new work paradigm requires that HR managers and Facility administrators change their own workspace management approaches. And the only way to do so efficiently and effectively is by deploying full-featured desk booking software.
