Personalmanager und Personalabteilungen auf der ganzen Welt beschäftigen sich heute mit einem völlig neuen Wörterbuch von Begriffen: Flex time. Teilzeitarbeit. Reduzierte Stunden. Komprimierte Arbeitswochen. Telearbeit. Telearbeit. Job-Sharing. Schrittweise Pensionierung. Jährliche Stunden. Banking der Stunden. Die Sabbaticals. Erweiterte Abwesenheitszeiten. Entlassungen.

Die zugrunde liegende Botschaft an diese Bedingungen ist klar: Geschäftsführer müssen sich entweder darauf vorbereiten, flexibel zu sein, wie sie ihren Arbeitsbereich planen, verwalten und planen, oder sie sollten akzeptieren, dass sie bald in ihrer Nische irrelevant werden.

Die Antwort auf diese Herausforderungen liegt in der Implementierung flexibler Arbeitsbereichssoftware.

Flexibilität bei der Arbeitsbereichseinstellung

Die anhaltende Arbeitsunterbrechung von COVID-19 hat nur dazu beigebracht, die Notwendigkeit hervorzuheben, Flexibilität in das Arbeitsbereichsmanagement zu integrieren, anstatt sie zu überwinden. Da sich der Arbeitsplatz dramatisch verändert, entscheiden sich möglicherweise mehr Mitarbeiter dafür, öfter remote zu arbeiten – das neue COVID-19-Paradigma zeigt, dass dies möglich ist. Und da die Rationalisierung der Belegschaft zunimmt, wird die Flex-Arbeit wahrscheinlich dauerhaft werden.

Was würde das also für die Zuordnung und Zuweisung von Arbeitsbereichen bedeuten?

1) Ständige Büros, Schreibtische und Arbeitsplätze gehören der Vergangenheit an

2) Die soziale Distanzierung am Arbeitsplatz wird wahrscheinlich für eine Weile bestehen, und das bedeutet, dass nicht jeder Schreibtisch, jedes Büro oder jede Kabine zur Belegung zur Verfügung steht

3) Mehrere Mitarbeiter teilen sich einen einzigen Schreibtisch oder eine einzige Kabine, wenn auch über einen gestaffelten Zeitplan

4) Unternehmen müssen mehr Rücksicht auf Arbeitsbereichsunterkünfte für Drop-Ins oder Gelegenheitspersonal

Diese Entwicklungen erfordern eine größere Flexibilität bei der Überwachung und Planung von Gemeinschaftseinrichtungen wie Besprechungsräumen und Konferenzräumen. Ohne effiziente Raumplanungssoftware ist es sehr unwahrscheinlich, dass Unternehmen ihre Arbeitsbereichsressourcen effizient nutzen.

So funktionieren flexible Arbeitsplätze

Die Idee hinter der erfolgreichen Umsetzung einer flexi-Arbeitsplatz-Strategie besteht darin, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter vor Ort einen Arbeitsbereich hat, den er nutzen kann. Noch wichtiger ist, dass diese Arbeitsbereiche für die Planung oder den Zugriff ohne übermäßigen Stress verfügbar sein müssen.

Der Weg dazu ist:

1) Gewährleistung der Flexibilität der Mitarbeiter bei der Raumbuchung Ermächtigen Sie die Mitarbeiter, Konferenzraumreservierungen oder Schreibtischzuweisungen aus der Ferne zu buchen, neu zu planen oder zu stornieren. Auf diese Weise können ungenutzte Arbeitsbereiche sofort für die spätere Zuweisung in den „verfügbaren“ Pool zurückkehren

2) Zulassen (die Wenigen!) ständige Benutzer von Workspaces haben die Flexibilität, ihre Schreibtische oder Arbeitsstationen für die Zeit freizugeben, in der sie sie möglicherweise nicht nutzen – zum Beispiel bei längeren arbeitsbezogenen Offsite-Besuchen. Dies ermöglicht es gelegentlichen Drop-Ins oder außerplanmäßigen Besuchern, solche Arbeitsbereiche effizient zu nutzen

Die Ausstattung von Personal und Management mit flexibler Arbeitsbereichssoftware, die andere hilfreiche Tools wie leistungsstarke Analytics-Berichte enthält, kann auch dazu beitragen, die Ressourcen mit begrenztem Arbeitsbereich effektiver und effizienter zu nutzen.

Linienmanager und Facility Supervisors können solche Berichte verwenden, um fundierte Entscheidungen zu treffen, um eine größere Flexibilität bei der Arbeitsbereichsplanung zu schaffen. Zum Beispiel können sie unzureichend genutzte Schreibtische und Büros neu zuweisen, um den Druck auf die geforderten Arbeitsbereiche zu verringern. Die Berichte können Personenmanagern auch dabei helfen, Teams zu reorganisieren und sie in der Nähe von Arbeitsbereichen zusammenzuordnen, um ihre Projekte zu unterstützen – z. B. in der Nähe von Hochleistungsdruckern, Labors oder IT-Serverräumen.

All diese Maßnahmen erhöhen nicht nur die Flexibilität des Arbeitsplatzes, sondern tragen auch dazu bei, den Stress für Mitarbeiter zu lindern, die bereits einen stressreichen Tag haben. Die Suche nach einem optimalen Arbeitsbereich für den Tag sollte nicht einer dieser Stresspunkte sein!