Praktiken und Etikette für Bürohotels, über die jedes Unternehmen Bescheid wissen sollte

Veel mensen werken nu in flexibele werkruimtes via hoteling. Bedrijven en organisaties overwegen om best practices en etiquette te implementeren om deze werkstijl efficiënter en duurzamer te maken. Dit is vooral cruciaal in hybride werkplekken, omdat het teamleden meer mogelijkheden geeft en het beheer van ruimte en middelen verbetert.

Het toevoegen van gevestigde, uitgebreide hotelbeheer­software maakt het hele proces naadloos en efficiënt. Het biedt ook tal van voordelen, zoals:

• Betere ervaring voor teamleden op het gebied van persoonlijke keuze, veiligheid en flexibiliteit.

• Een soepele overgang van werken op afstand naar werken op locatie na de pandemie, doordat verschillende hybride werkplekmodellen worden ondersteund.

• Verbeterd ruimtebeheer door te bepalen waar elk teamlid zit of werkt op een bepaalde dag.

• Geen overbezetting, omdat het systeem kan regelen hoeveel werknemers tegelijk op kantoor aanwezig mogen zijn.

De Best Practices Die Niemand Mag Negeren

De manier waarop bedrijven hun werkafspraken implementeren kan een cruciale succesfactor zijn. Dit zijn de best practices die facilitair managers kunnen volgen om ervoor te zorgen dat hoteling vanaf het begin goed wordt uitgevoerd.

Communiceer En Informeer Teamleden Over De Richtlijnen En Etiquette Vóór De overgang

Zoals bij elke kantoorverandering is het cruciaal om je teamleden voor te bereiden en hen te ondersteunen in het aanpassingsproces. Communiceer duidelijk en regelmatig voordat je de overgang afrondt.

Zorg er natuurlijk voor dat iedereen de juiste verwachtingen heeft over de ruimte en inrichting, de kantoorhotelsoftware en het juiste gebruik. Als je specifieke beleidsregels hebt, informeer dan iedereen over hun verantwoordelijkheden bij het verantwoord gebruik van de ruimte.

Bied Verschillende Meubels En Plattegronden Aan

De ideale opzet voor dit type werkomgeving biedt teamleden een verscheidenheid aan flexibele werkruimtes, zodat ze de stijl kunnen reserveren die het best past bij hun behoeften van die dag.

Het is belangrijk om een acceptabele selectie van geschikt meubilair en indelingen te hebben, omdat leden de ergonomie waarderen waar ze gedurende de dag tussen kunnen wisselen. Ze zullen het meest productief zijn wanneer ze toegang hebben tot een stille ruimte voor concentratie en een grotere ruimte voor samenwerking.

Kies Solide Hotel software Voor Je Team

Het kiezen van het juiste systeem om je te ondersteunen in de overgang is een belangrijk aandachtspunt. Het moet functies bevatten zoals:

Navigatiemap 

Hiermee weten teamleden waar ze de gereserveerde ruimte kunnen vinden. Zelfs als ze nog nooit eerder op kantoor zijn geweest of de indeling sinds hun laatste bezoek is veranderd, kunnen ze toch snel hun plek vinden. Bovendien stroomlijnt een visuele plattegrond het boekingsproces en maakt het efficiënter, omdat teamleden vooraf de locatie en functie van elke ruimte kunnen bekijken.

Mobiele Functies

De essentie van flexibel werken is dat het past bij een mobiele werkomgeving. Mensen willen werktools die aansluiten bij hun dagelijkse routine. Een hoteling-app die vanuit de hand toegankelijk is, laat zien dat teamleden eenvoudig de benodigde ruimtes en middelen onderweg kunnen reserveren.

Integratie Met MS Outlook

Het kantoor kan soepel en efficiënt draaien wanneer alles wat het team nodig heeft op een vertrouwd platform beschikbaar is. Door de software te integreren met je bestaande systeem, stroomlijn je de ervaring van teamleden en houd je alles simpel en effectief.

Maak Interactieve Plattegronden Om Voordelen Te Maximaliseren

Hoewel visuele plattegronden handig zijn voor het vinden van je plek, bieden interactieve plattegronden nog extra voordelen:

• Teamleden kunnen gemakkelijk contact maken met collega’s, omdat ze kunnen zien waar iedereen zit.

• Iedereen die snel een samenwerking wil opzetten, kan direct zien welke ruimtes beschikbaar zijn met slechts een paar klikken of tikken.

• Gebruikers kunnen pins plaatsen om collega’s te vinden of diensten en benodigdheden aan te vragen.

Richt Je Kantoor in Met De Juiste Hotelingsoftware

Een succesvol hotelmodel vereist geavanceerde hybride werktools die zorgen voor een zeer flexibele werkomgeving voor teamleden en hen helpen productief te zijn. Cloudgebaseerde tools maken eenvoudige samenwerking en versiebeheer mogelijk, zodat teams altijd en overal kunnen werken. Evenzo helpen de juiste tools facilitair managers om de hybride werkplek succesvol te monitoren en te plannen.

Goede Etiquette Maakt Je Een Goede Gebruiker

Voor het succes van je kantoorhotel is het belangrijk om specifieke regels voor je teamleden op te stellen en te handhaven. Duidelijke verwachtingen en etiquette zijn nodig als je wilt dat iedereen zijn verantwoordelijkheden kent en alles soepel verloopt. Dit zijn de vijf basisregels die elke organisatie moet volgen:

Reserveer Alleen Wat Je Nodig Hebt

Sommige gebruikers hebben de neiging hun favoriete plekken vast te houden en meerdere opties te reserveren als ze nog niet precies weten wat ze nodig hebben. Dit voorkomt dat anderen gebruik maken van ongebruikte gereserveerde ruimtes. Bovendien kan het de betrouwbaarheid van gegevens over ruimtegebruik beïnvloeden en leiden tot onnodige taken en diensten zoals het schoonmaken van ongebruikte bureaus.

Specifieke aangepaste programmeerdiensten voor de bijbehorende software kunnen dit probleem verminderen. Als gebruikers weten dat ze altijd binnen enkele seconden beschikbare ruimtes kunnen zien, zullen ze eerder dit beleid volgen en erop vertrouwen dat het systeem werkt.

Wees Zo Stil En Respectvol Mogelijk

Een van de grootste nadelen van een flexibele werkopzet is geluidsoverlast. Teamleden moeten daarom nadenken over hun taken van die dag voordat ze een reservering maken. Als je ruimte verschillende opties biedt, kun je kiezen voor stille zones voor concentratie of vergaderruimtes voor samenwerking.

Respecteer Elkaars Privacy

Net zoals iedereen rekening moet houden met geluid, moeten ze ook onthouden dat sommige taken privacy en bescherming van persoonlijke gegevens vereisen. Teamleden die persoonlijke profielen maken, cv’s beoordelen of personeelsdocumenten verwerken, moeten in een privéruimte werken. Software voor ruimtebeheer maakt het mogelijk om deze ruimtes voor specifieke taken te reserveren. Daarna kun je een specifiek beleid opstellen, zodat je team weet wanneer ze deze moeten boeken.

Maak Dagelijks Een Combinatie Van Ruimtekeuze

Flexibiliteit is een belangrijk voordeel van deze werkopzet, maar sommige teamleden ondermijnen dit door steeds hetzelfde bureau te reserveren en daar de hele dag, elke dag te blijven zitten. Lockers en andere opslagruimtes helpen om persoonlijke spullen op te bergen en de overgang naar een niet-permanente werkplek te vergemakkelijken.

Teamleden moeten ook verschillende ruimtes verkennen en ontdekken. De juiste hotelsoftware en een goede selectie maken dit eenvoudig en snel.

CLAYGO: Clean as You Go

Als je incheckt in een hotelkamer en die is rommelig, kom je waarschijnlijk niet terug. Hetzelfde geldt voor kantoorhotels. Gebruikers moeten vertrouwen hebben in de netheid om de werkopzet volledig te omarmen. Daarom moet ieder lid ervoor zorgen dat bureaus en ruimtes klaar zijn voor de volgende gebruiker en hun werkplek netjes achterlaten.

Het communiceren en benadrukken van de clean-desk-regels is cruciaal in deze werkopzet. Benadruk de collectieve verantwoordelijkheid die alle gebruikers delen om een ideale en hygiënische werkplek voor iedereen te creëren.

Kantoorhotels zijn een ideale flexibele werkoplossing voor bedrijven en organisaties die het hybride werkmodel gebruiken. Door de besproken best practices en etiquette te volgen, kan iedereen de beste hotelervaring hebben.