Die Planung eines Besprechungsraums kann endlos kompliziert sein, da es viele Variablen gibt, die den Planungsprozess beeinflussen. Die Koordinierung dieser Variablen mag einschüchternd erscheinen, insbesondere in einem Unternehmensumfeld mit hohem Einsatz. Aber das Überdenken des Prozesses kann nur zu mehr Angst führen. Die effektive Meetingplanung läuft auf zwei einfache Faktoren hinaus: Wann und wo?

Das Wann

Bedenken Sie die Beteiligten. Wenn Sie ein Meeting mit einem Kunden oder Kunden planen, priorisieren Sie seinen Zeitplan, ohne Ihren zu opfern. Geben Sie ihnen einige Zeiten/Daten an, an denen Sie verfügbar sind, und lassen Sie sie entscheiden, was am besten funktioniert. In diesen Fällen ist es wichtig, flexibel, freundlich und kompromissoffen zu sein.

Wissen Sie auch, wann eine Besprechung geplant ist und wann dies nicht der Fall ist. Es gibt viele professionelle Kommunikationsanwendungen, die sich hervorragend für eine schnelle Korrespondenz eignen. Hattest du gerade ein paar Fragen zu einem Projekt? Senden Sie sofort einen Mitarbeiter für die Antwort und sparen Sie wertvolle Zeit.

Das Wo

In der vernetzten Welt von heute können Mitarbeiter kompetentlich arbeiten, ohne ihr Home-Office zu verlassen. Viele glauben, dass die Remote-Arbeit die Produktivität erhöht. Die gesamten Operationen einiger Unternehmen existieren virtuell, wobei Mitarbeiter Telearbeit aus verschiedenen Staaten und dem Ausland betätigen.

Wenn es also um die Planung von Besprechungen geht, stellt sich die Frage, wo sollten sie abgehalten werden? Welcher Kanal funktioniert am besten für Ihr Unternehmen, um Ideen und Pläne zu kommunizieren?

Obwohl persönliche Meetings eine bessere Möglichkeit sind, gute Beziehungen zu Mitarbeitern aufzubauen, können virtuelle Meetings genauso effektiv sein, insbesondere wenn Teammitglieder an verschiedenen Orten verstreut sind. Einige Unternehmen verwenden eine Kombination aus beidem, aber dies kann dazu führen, dass das Meeting einseitig zugunsten der Personen in einem Raum ist. Eine gute Internetverbindung spielt dabei ein, denn wenn ein virtuelles Teammitglied mit technischen Schwierigkeiten konfrontiert ist, können seine Beiträge zum Gespräch bestenfalls minimal sein.

Wenn Mitarbeiter in derselben Gegend wohnen, kann die Reservierung von Schreibflächen oder Räumen in bestehenden Büros eine praktikable Option sein. Auf diese Weise können sie ein produktives persönliches Meeting abhalten, ohne sich Gedanken über Verbindungsprobleme machen zu müssen.

Bei der Planung eines Meetings über eine Raumentplanungssoftware ist eine effektive Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass sich alle auf der gleichen Seite befinden, was den Ort und die Uhrzeit des Meetings sowie die Konzentration des Meetings betrifft. Die meisten Produktivitätsprobleme treten auf, wenn Details durch die Risse fallen. Software zur Raumplanung kann Ihnen dabei helfen, diese Details zu verfolgen.