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Raumbuchungssysteme und Desk-Sharing-Software: Der große Vergleich für Coworking Spaces und Büros
Ein Raumbuchungssystem ist eine Software, mit der Mitarbeitende und Gäste Schreibtische, Meetingräume und gemeinsam genutzte Flächen online reservieren. In diesem Vergleich erfährst du, was Desk Sharing wirklich bedeutet, welche Vorteile eine Raumbuchungssoftware bringt und welche Lösung am besten zu deinem Coworking Space oder Büro passt.
Die Arbeitswelt ist flexibler geworden. Feste Plätze gibt es immer seltener, dafür teilen sich Teams Schreibtische und buchen Räume nur dann, wenn sie sie brauchen. Damit das ohne Chaos funktioniert, braucht es ein gutes Buchungssystem. Hier zeigen wir dir die wichtigsten Werkzeuge und worauf es bei der Auswahl ankommt.
Was ist ein Raumbuchungssystem?
Ein Raumbuchungssystem ist eine Software, mit der sich Räume und Arbeitsplätze in Echtzeit reservieren lassen. Nutzer sehen, was frei ist, wählen einen Zeitraum und buchen mit wenigen Klicks, über App, Webbrowser oder ein Display direkt am Raum.
Für Coworking Spaces und Büros löst das ein altes Problem: Niemand muss mehr in Listen suchen oder fragen, ob ein Raum frei ist. Das System verwaltet Verfügbarkeit, Doppelbuchungen und oft auch die Abrechnung automatisch.
Was ist Desk Sharing?
Desk Sharing bedeutet, dass sich mehrere Mitarbeitende dieselben Schreibtische teilen, statt jeweils einen festen Platz zu haben. Wer ins Büro kommt, bucht sich einen freien Tisch für den Tag oder ein paar Stunden.
Das spart Fläche und Kosten, weil selten alle gleichzeitig vor Ort sind. Damit es funktioniert, braucht jedes Team eine einfache Möglichkeit zu sehen und zu buchen, welcher Platz gerade frei ist. Genau das übernimmt eine Desk-Sharing-Software.
Desk Sharing oder Hot Desking: Wo liegt der Unterschied?
Beide Begriffe klingen ähnlich und werden oft gleich verwendet. Der feine Unterschied: Beim Desk Sharing wird ein Platz meist vorher gebucht, beim Hot Desking setzt man sich einfach an einen freien Tisch, ganz ohne Reservierung.
In der Praxis nutzen viele Unternehmen eine Mischung. Eine Buchungssoftware macht beide Modelle planbar, weil sie zeigt, wie viele Plätze frei sind und wer wo sitzt.
Die Vorteile von Desk Sharing und einer Raumbuchungssoftware
Eine gute Lösung bringt klare Vorteile für Betreiber und Teams:
- Weniger Leerstand: Flächen werden besser genutzt, das senkt die Mietkosten pro Person.
- Keine Doppelbuchungen: Das System sperrt belegte Räume automatisch.
- Mehr Flexibilität: Mitarbeitende buchen spontan per App, auch von unterwegs.
- Bessere Übersicht: Betreiber sehen in Berichten, welche Räume gefragt sind und welche nicht.
- Einfache Abrechnung: Bei Coworking Spaces wird die Nutzung automatisch in Rechnung gestellt.
Desk-Sharing-Regeln: So gelingt die Einführung im Büro
Technik allein reicht nicht. Ein paar klare Regeln sorgen dafür, dass alle mitziehen:
- Clean-Desk-Prinzip: Wer geht, räumt den Tisch leer für die nächste Person.
- Buchung statt Reservieren auf Zuruf: Plätze werden im System gebucht, nicht still besetzt.
- Feste Zonen für Teams: So sitzen Kollegen, die viel zusammenarbeiten, in der Nähe.
- Spinde für persönliche Sachen: Damit niemand einen festen Tisch als Lager braucht.
- Klare Stornoregeln: Nicht genutzte Buchungen werden rechtzeitig freigegeben.
Die beste Raumbuchungssoftware im Vergleich
Diese Tabelle gibt dir einen schnellen Überblick. Darunter findest du zu jedem Anbieter eine kurze Einschätzung.
| Software | Am besten für | Preis | Wichtige Funktionen |
|---|---|---|---|
| DeskFlex | Büros & Coworking, die viele Funktionen aus einer Hand wollen | auf Anfrage | Schreibtisch- und Raumbuchung, 3D-Grundrisse, Besucher- und Parkplatzmanagement, App & Web |
| Skedda | Kleine bis mittlere Spaces, Sport- und Vereinsräume | ab 5 USD/Monat, Gratis-Tarif | Einfache Bedienung, starker Support, Online-Buchung |
| OfficeRnD | Coworking-Betreiber mit Mitgliederverwaltung | auf Anfrage | CRM, Verträge, Abrechnung, Raumreservierung, eigene Preisregeln |
| Cobot | Coworking Spaces mit automatischer Abrechnung | auf Anfrage | Self-Service-Buchung, Abrechnung nach Raum- und Gerätenutzung |
| Nexudus | Große Spaces mit vielen Integrationen | auf Anfrage | Viele Integrationen, Live-Verfügbarkeit, Berichte und Analysen |
| Robin | Teams mit Fokus auf Meetingräume | Preis pro Raum | Office-Mapping, Digital Signage, On-Demand-Buchung, Bluetooth-Beacons |
| yaRooms | Meetingraum-Buchung mit Tür-Display | auf Anfrage | yaRooms Door-App auf Tablet an der Tür, Live-Verfügbarkeit |
DeskFlex
DeskFlex ist eine cloudbasierte Komplettlösung für die Schreibtisch- und Raumbuchung. Sie richtet sich an Coworking Spaces, Büros, Kanzleien, Bildungseinrichtungen und Finanzinstitute. Praktisch ist, dass viele Funktionen in einem System stecken: Buchung von Schreibtischen und Meetingräumen, 3D-Grundrisse, Besuchermanagement, Parkplatzverwaltung sowie kontaktlose Displays am Raum. Der Zugriff klappt per App, Webbrowser und Firmennetzwerk.
Skedda
Skedda ist bekannt für eine sehr einfache Bedienung und guten Support. Neben Coworking Spaces nutzen es auch Sportvereine und andere Einrichtungen. Der bezahlte Tarif startet laut Anbieter bei rund 5 USD pro Monat, für kleine Bereiche gibt es eine kostenlose Variante.
OfficeRnD
OfficeRnD ist eine umfassende Plattform für Betreiber von Coworking Spaces. Sie deckt Kundenverwaltung (CRM), Verträge, Mitgliederabrechnung und die Reservierung von Räumen ab. Betreiber können eigene Preis- und Stornoregeln festlegen.
Cobot
Cobot setzt auf Self-Service. Mitglieder buchen Räume und Geräte selbst, und das System rechnet die Nutzung automatisch ab. Das ist ideal für Spaces, die ihren Verwaltungsaufwand klein halten wollen.
Nexudus
Nexudus eignet sich vor allem für große Spaces. Die Software bietet viele Integrationen, zeigt die aktuelle Verfügbarkeit an und liefert ausführliche Berichte und Analysen.
Robin
Robin ist auf Meetingräume und flexible Schreibtische ausgerichtet. Zu den Funktionen gehören Office-Mapping, Digital Signage und eine App, mit der Nutzer Probleme im Meetingraum melden können. Über Bluetooth-Beacons verbessert Robin die Raumanalyse. Abgerechnet wird pro Raum.
yaRooms
yaRooms ist eine Buchungslösung für Konferenzräume. Die yaRooms Door-App läuft auf einem Tablet direkt an der Tür und zeigt, ob der Raum frei oder belegt ist. So lässt sich vor Ort spontan reservieren.
Software zur Meeting-Planung
Neben der Raumbuchung brauchen Teams oft auch ein Werkzeug, um den passenden Termin zu finden. Diese Tools helfen dabei:
- Google Calendar: Termine planen, per E-Mail teilen und Einladungen verschicken. Auch Empfänger ohne Google-Konto können den Kalender sehen.
- Vyte: Schlägt der Gruppe Termine vor und findet automatisch die Zeit, die für alle passt. Lässt sich mit jedem Kalender synchronisieren.
- HubSpot Meetings: Teil der HubSpot Sales Suite, verbindet sich mit Office 365, Google Calendar und dem HubSpot CRM und automatisiert wiederkehrende Vertriebsaufgaben.
- Doodle: Termine abstimmen, ohne den eigenen Kalender offenzulegen. Funktioniert auch ohne Konto.
- When Is Good: Sehr einfache Terminabstimmung im Team, ganz ohne Anmeldung.
- Calendly: Findet freie Zeitfenster und bietet viele Integrationen mit anderen Programmen.
Tools für die Eventplanung
Wer im Coworking Space Veranstaltungen organisiert, findet hier passende Helfer:
- Eventbrite: Events erstellen, bewerben und Teilnehmer erreichen, die nach Veranstaltungen suchen.
- SplashThat: Event-Marketing per E-Mail, eigene Event-Website, RSVP-Verwaltung und Ticketverkauf.
- TeamUp: Gruppenkalender erstellen und teilen. In der kostenlosen Version mit unbegrenzten Nutzern und bis zu acht Unterkalendern, ideal für kleine Spaces.
Kostenlose Raumbuchungssysteme: Lohnt sich das?
Es gibt kostenlose Tarife, etwa bei Skedda oder TeamUp. Für einen kleinen Space oder zum Ausprobieren reicht das oft aus. Sobald du aber mehr Plätze, eigene Preisregeln oder eine automatische Abrechnung brauchst, stößt du schnell an Grenzen. Dann lohnt sich ein bezahlter Tarif, der mit deinem Bedarf mitwächst.
Wie wähle ich das richtige Raumbuchungssystem?
Geh diese Punkte durch, bevor du dich entscheidest:
- Größe: Kleiner Space oder großes Büro mit vielen Standorten?
- Funktionen: Reicht reine Buchung, oder brauchst du Abrechnung, Besuchermanagement und Berichte?
- Integrationen: Lässt sich das System mit Outlook, Google Calendar oder Microsoft Teams verbinden?
- Bedienung: Finden sich auch Gäste sofort zurecht?
- Budget: Passt das Preismodell zu deiner Mitgliederzahl?
Häufig gestellte Fragen
Was kostet eine Raumbuchungssoftware?
Das hängt vom Anbieter und Funktionsumfang ab. Skedda startet zum Beispiel bei etwa 5 USD pro Monat und bietet einen Gratis-Tarif. Viele andere Anbieter nennen ihren Preis erst auf Anfrage oder rechnen pro Raum ab.
Was ist der Unterschied zwischen Desk Sharing und Hot Desking?
Beim Desk Sharing wird ein Platz meist vorab gebucht. Beim Hot Desking setzt man sich ohne Reservierung an einen freien Tisch. Eine Buchungssoftware unterstützt beide Modelle.
Gibt es kostenlose Raumbuchungssysteme?
Ja. Anbieter wie Skedda und TeamUp haben kostenlose Tarife. Sie eignen sich für kleine Spaces. Für mehr Funktionen wie Abrechnung oder eigene Preisregeln brauchst du einen bezahlten Tarif.
Lässt sich ein Raumbuchungssystem in Outlook integrieren?
Viele Systeme bieten eine Outlook- oder Microsoft-365-Anbindung, sodass Buchungen direkt im Kalender erscheinen. Prüfe das vor dem Kauf, falls dein Team mit Outlook arbeitet.
Welche Software eignet sich für kleine Coworking Spaces?
Für kleine Spaces sind einfache, günstige Lösungen wie Skedda gut geeignet. Größere Betreiber greifen eher zu umfassenden Plattformen wie OfficeRnD, Nexudus oder DeskFlex.
Fazit
Ein Raumbuchungssystem macht Desk Sharing und die Verwaltung von Meetingräumen einfach und planbar. Für kleine Spaces reicht oft eine schlanke Lösung wie Skedda, große Betreiber profitieren von Plattformen wie DeskFlex, OfficeRnD oder Nexudus. Überleg dir, welche Funktionen du wirklich brauchst, und teste ruhig einen kostenlosen Tarif, bevor du dich festlegst.
Tipp: Auch ein gutes Besuchermanagement gehört dazu, wenn externe Gäste Räume oder Schreibtische mieten. So bleibt der Überblick erhalten, vom ersten Klick bis zum Check-in vor Ort.