Workspace Management Software: Verbesserung der Sicherheit und Produktivität am Arbeitsplatz
Arbeitsplätze sind in der Regel sichere Umgebungen, in denen die Mitarbeiter am produktivsten sind. Es könnte Sie jedoch überraschen zu erfahren, dass es immer Raum gibt, beide Aspekte des Arbeitslebens zu verbessern – die Sicherheit im Büro und die Effizienz der Belegschaft. Und die Wahl einer voll ausgestatteten Workspace-Management-Softwarelösung ist der beste Weg, um beide Ziele zu erreichen.
Warum ist das Arbeitsplatzmanagement wichtig?
Die jüngsten Änderungen unserer Arbeitsweise, die größtenteils durch die COVID-19-Krise verursacht wurden, unterstreichen die Bedeutung flexibler Arbeitsplätze. Genauer gesagt kommt diese Flexibilität aus:
- Unterstützung von Remote-Arbeit durch bessere Kommunikation
- Hinzufügen flexibler Arbeitsoptionen
- Intelligente Arbeitsplatzplanung und Arbeitsauftrag
- Erleichterung des Teilens von Hotels und Arbeitsbereichen
- Bessere Planung für den Schreibtisch, die Kabine und die Workstation vor Ort
- Bessere soziale Distanzierung am Arbeitsplatz ermöglichen
Diese Maßnahmen geben Mitarbeitern und Arbeitgebern mehr Zeit, sich auf die geschäftskritischen Aufgaben der Organisation zu konzentrieren, was zu Produktivitätssteigerungen führt. Der Hauptgrund für solche Gewinne ist, dass das Team (sowohl die Mitarbeiter als auch das Management) weniger Zeit damit verbringt, sich um die Organisation und Verwaltung des Arbeitsbereichs zu kümmern, insbesondere in Organisationen, in denen flexible Arbeit die Norm ist.
Wenn sie einzeln oder selektiv umgesetzt werden, können die oben hervorgehobenen Taktiken für sich allein sehr effektiv sein. Da jedoch immer mehr Unternehmen Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus anstreben und sich auf Hoteling- und flexible Arbeitsbereichsvereinbarungen konzentrieren, kann die Verwendung leistungsstarker Bürozuweisungsraumsoftware diese Produktivitätssteigerungen um ein Vielfaches steigern.
Effizienz in das Arbeitsbereichsmanagement
Eine der ersten Möglichkeiten, wie Unternehmen die Effizienz des Arbeitsbereichsmanagements nutzen können, ist die strategische Schreibtisch-, Kabinen- und Raumzuweisung. Und was gibt es Besseres, als Karten im 3D-Geschoss Ihres gesamten Büros zu verwenden und zu planen, wer wo sitzt und vor allem für die soziale Distanzierung, welche Kabinen oder Schreibtische entwertet werden und welche Reinigungs- oder Desinfektionsprotokolle geplant werden.
Mit diesem interaktiven Tool von DeskFlex können Büroadministratoren Mitarbeiter basierend auf der Nachfrage nach einem solchen Arbeitsbereich nahtlos Schreibtische und Workstations zuweisen. Wo eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitern sich dafür entscheidet, von zu Hause aus zu arbeiten, können Gebäudeplaner die 3D-Karten verwenden, um den Raum vernünftig neu zuzuweisen, um effiziente Sitzentscheidungen zu treffen:
- Warum sollte der gesamte Ostflügel (3500 Quadratfuß) geöffnet werden, wenn dort nur ein Mitarbeiter an einem Schreibtisch arbeitet? Kosteneinsparungen bei Versorgungsunternehmen und Wartung.
- Warum verlegen Sie nicht einige Mitarbeiter in den Nordflügel, um weniger Personal pro Quadratfuß unterzubringen, um die Richtlinien zur sozialen Distanzierung des Büros einzuhalten? Sicherheit für alle!
- Weil sie an einem kritischen Projekt zusammenarbeiten, warum nicht Tom setzen. Sally und Jim im 8-sitzigen Konferenzraum — statt ihrer aktuellen Schreibtische im Nord- und Südflügel? Effizienz und Produktivität.
Sicher, Sie könnten traditionelle Methoden — wie Anmelderegister und Tabellenkalkulationen — nutzen, um zu versuchen, Ihren Arbeitsbereich in der neuen Welt zu verwalten. Aber das wird wahrscheinlich mehr Stress und Komplexität hinzufügen, als Ihre Mitarbeiter jetzt benötigen. Und angesichts der Tatsache, dass sich diese Tools nahtlos in Ihre Unternehmenssysteme wie Microsoft Exchange integrieren lassen. Und Outlook oder Active Directly bieten sie zusätzliche Flexibilität für Ihre Arbeitsbereichsplanungs- und Managementstrategien nach der Pandemie.
Und wenn Sie an leistungsstarke Analyse- und Berichts-Engines denken, die mit Top-o-the-Line ausgestattet sind. Integrierte Workspace-Management-Software. Sie können sie einfach nicht mit Tabellenkalkulationen und anderen eigenständigen Tools und Prozessen vergleichen.
With this interactive tool from DeskFlex, office administrators can seamlessly assign desks and workstations to staff, based on demand for such workspace. Where significant numbers of employees choose to work from home, facility planners can use the 3D maps to judiciously re-assign space to make efficient seating decisions:
- Why open the entire East Wing (3500 square ft.) when there’s only one staff member working at a desk there? Cost savings on utilities and maintenance.
- Why not move some staff to the North Wing to accommodate less staff per square foot to comply with the office social distancing policy? Safety for all!
- Because they are working together on a critical project, why not seat Tom. Sally and Jim in the 8-seat conference room – instead of their current desks in the North and South wings? Efficiency and productivity.
Sure, you could use traditional ways – like sign-in registers and spreadsheets – to attempt to manage your workspace in the new world. But that’ll likely add more stress and complexity than your staff needs now. And given that these tools integrate seamlessly with your corporate systems, like Microsoft Exchange. And Outlook or Active Directly, they deliver added flexibility to your post-pandemic workspace planning and management strategies.
And when you think of powerful analytics and reporting engines that come with top-o-the-line. Integrated workspace management software. You just can’t compare them with spreadsheets and other stand-alone tools and processes.
